Email nội bộ là gì? Vai trò và cách đăng nhập vào email nội bộ

Email nội bộ là gì?

Email nội bộ Đóng vai trò là kênh liên lạc quan trọng trong nội bộ doanh nghiệp, hỗ trợ liên lạc giữa lãnh đạo, quản lý và nhân viên, đồng thời đảm bảo tính an toàn, minh bạch của thông tin.

Loại hình giao tiếp này được các doanh nghiệp sử dụng để thông tin, tạo sự gắn kết và giảm ùn tắc, với các ứng dụng cụ thể như sau:

Bạn đang xem: Email nội bộ là gì? Vai trò và cách đăng nhập vào email nội bộ

• Thông báo thông tin: Email nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc thông báo thông tin nhanh chóng đến tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.
• Gắn kết tình cảm: Ngoài việc truyền tải thông tin, doanh nghiệp còn dùng email này để tạo sự gắn kết giữa các phòng ban, vượt qua ranh giới cấp bậc, chức vụ.
• Giảm tình trạng quá tải email: Thay vì gửi thông tin, tài liệu đến từng cá nhân, phòng ban riêng lẻ, doanh nghiệp có thể sử dụng email này để đăng thông báo, chia sẻ thông tin đến toàn thể nhân viên, giảm thiểu tình trạng quá tải email.

Hướng dẫn đăng nhập email nội bộ trên Outlook

Mỗi thành viên trong tổ chức được cấp một tài khoản email riêng để truy cập vào hệ thống làm việc chung. Nếu bạn không biết cách đăng nhập email nội bộ trên Outlook, hãy tham khảo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Tại giao diện chính chọn “File”, sau đó chọn “Info” và nhấn “Add new account”.
• Bước 2: Chọn “Thiết lập thủ công hoặc các loại máy chủ bổ sung” trong cửa sổ mới và nhấp vào “Tiếp theo”.
• Bước 3: Chọn “POP hoặc IMAP” và tiếp tục nhấp vào “Tiếp theo”.
• Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin vào biểu mẫu hiện ra trên màn hình, sau đó chọn “Cài đặt khác”.
• Bước 5: Bấm vào “Nâng cao” và điền thông tin vào phần “Máy chủ đến” và “Máy chủ gửi đi”. Đối với dòng “Xóa khỏi máy chủ sau”, hãy nhập số ngày bạn muốn tài khoản email tự động xóa khỏi thiết bị của mình, sau đó nhấn “OK”.
• Bước 6: Bấm “Tiếp theo” và nếu màn hình hiển thị cửa sổ “Gửi bài kiểm tra” nghĩa là bạn đã đăng nhập thành công vào email của mình.

Xem thêm >> Hướng dẫn thu hồi nhanh email Outlook đã gửi

Yếu tố quan trọng trong việc tạo email nội bộ chuyên nghiệp

Để tạo một email nội bộ Chuyên nghiệp, đòi hỏi phải xem xét kỹ lưỡng về nhiều mặt. Dưới đây là những điểm cần đảm bảo khi doanh nghiệp muốn phát triển một email chất lượng:

Xác định đối tượng mục tiêu

Email nội bộ thường được thiết kế để gửi đến một nhóm nhân viên cụ thể trong tổ chức. Vì vậy, cần phải hiểu rõ nhu cầu thông tin của những người này:

• Nhân viên muốn biết thông tin gì?

Yếu tố nào khiến họ cảm thấy hứng thú?

• Lưu ý: Trong trường hợp doanh nghiệp lớn có lợi ích đa dạng thì cần điều chỉnh mức độ quan tâm theo từng nhóm.

Nội dung liên quan

ĐẾN email nội bộ Để tránh gây phiền phức và tốn thời gian, cần kết hợp nội dung phù hợp với mục tiêu của email. Thông điệp cần phải liên quan chặt chẽ đến lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp muốn chia sẻ.

Định dạng và trình bày

Sử dụng các định dạng giúp tạo bản tin trực quan và dễ đọc. Một ví dụ điển hình là dạng lưới, giúp thông tin được trình bày rõ ràng và dễ hiểu hơn về bản tin.

Ngôn ngữ và phong cách

Ngôn ngữ và phong cách được sử dụng phải phản ánh văn hóa của doanh nghiệp. Đây là biểu tượng của văn hóa nội bộ công ty email nội bộ. Việc lựa chọn phong cách phù hợp sẽ tạo ra những bản tin hấp dẫn và thú vị cho nhân viên. Ngôn ngữ có thể linh hoạt, từ nhẹ nhàng đến nghiêm túc, tùy theo tính chất của thông điệp.

Microsoft Exchange – Xây dựng hệ thống nội bộ

Mail Server của Microsoft được xây dựng trên nền tảng riêng, mang đến nhiều tính năng hữu ích cho người dùng. Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với chi phí cao khi xây dựng hệ thống nội bộ trên nền tảng này.

Đầu tiên, để triển khai hệ thống nội bộ trên Microsoft Mail Server, người dùng cần sở hữu một cấu hình mail server đáng tin cậy và địa chỉ IP public. Bên cạnh đó, thuê chỗ máy chủ trong trung tâm dữ liệu cũng là một phương án đảm bảo tính ổn định và hiệu suất của hệ thống.

Xem thêm : 1999 hợp số nào? Số may mắn cho tuổi Kỷ Mão

Sau đó, người dùng phải mua bản quyền của Microsoft và chi phí này sẽ tùy thuộc vào số lượng email nội bộ mà doanh nghiệp muốn triển khai. Đây là yếu tố quyết định tổng chi phí xây dựng và bảo trì hệ thống.

Xem thêm >> Cách đổi mật khẩu Email bảo mật cao

Vai trò quan trọng của email nội bộ trong doanh nghiệp

Sử dụng email nội bộ mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong hệ thống quản lý, điều hành nhân viên, đồng thời nâng cao uy tín, tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Quản lý nhân viên hiệu quả

Cách sử dụng email nội bộ Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý hoạt động của nhân viên. Đồng thời, nó ngăn ngừa nguy cơ mất dữ liệu và lưu trữ thông tin liên quan đến nhân sự một cách an toàn.

Ngăn chặn virus và chống thư rác

Hệ thống máy chủ email sẽ lọc và ngăn chặn virus cũng như loại bỏ thư rác trước khi đến hộp thư của người nhận. Điều này giúp bảo vệ hệ thống kinh doanh và thông tin khỏi các tác nhân đe dọa.

Hỗ trợ quản lý quản trị hệ thống

Mỗi nhân viên sẽ được liên kết với tên miền đăng ký của doanh nghiệp, giúp quản lý thông tin nhân sự một cách hiệu quả. Điều này mang lại sự thuận tiện trong việc tổ chức và theo dõi các thông tin liên quan đến nhân sự.

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp

Sử dụng email nội bộ Giúp doanh nghiệp gửi đi thông điệp về sự chuyên nghiệp và đầu tư trong giao tiếp với khách hàng. Khách hàng thường đánh giá cao những doanh nghiệp có hệ thống email, thể hiện sự quan tâm và chú ý đến từng chi tiết.

Nâng cao uy tín và tính minh bạch

Quy trình đăng ký, thanh toán và xác thực thông tin để có tài khoản email nội bộ đối với nhân viên đòi hỏi những bước đi phức tạp, tạo sự minh bạch và đánh giá cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt cả nhân viên và đối tác.

Hạn chế của email nội bộ và các biện pháp phòng ngừa

Đang sử dụng email nội bộnhiều doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào việc lọc thư rác gửi đến, trong khi thư rác gửi đi thường không nhận được đủ sự quan tâm. Tuy nhiên, việc xử lý thư rác gửi đi đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn nguy cơ bị đưa vào danh sách đen.

Để bảo vệ danh tiếng và uy tín của doanh nghiệp, hệ thống email cũng áp đặt những hạn chế nhất định nhằm đảm bảo thư gửi đi không bị phân loại là thư rác, thư rác. Các biện pháp bao gồm:

Kiểm soát ngôn ngữ

Hạn chế những điều này email nội bộ Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp và phân biệt đối xử. Điều này giúp giữ cho nội dung gửi được tôn trọng và không mang tính xúc phạm.

Kiểm tra tập tin đính kèm

Tất cả các file đính kèm sẽ được kiểm tra cẩn thận để đảm bảo an toàn. Điều này giúp ngăn chặn việc truyền các tệp độc hại qua email và bảo vệ hệ thống khỏi các mối đe dọa bảo mật.

Giới hạn chữ in hoa

Hạn chế các email chứa quá nhiều chữ in hoa, vì việc sử dụng quá nhiều có thể bị coi là một kỹ thuật spam thô sơ và gây khó chịu cho người nhận.

Xem thêm : Không khí tại Hà Nội ô nhiễm nhất thế giới ngày 7/10

Xem thêm >> Cách viết Email ấn tượng, chuyên nghiệp cho bạn

Những lưu ý quan trọng khi soạn email nội bộ chuyên nghiệp

Nếu bạn không có kinh nghiệm trong việc tạo ra những email nội bộ Chuyên nghiệp và hấp dẫn, hãy xem xét các điểm sau để đảm bảo bản tin của bạn gây ấn tượng:

Thông tin đầy đủ

Khi soạn email, hãy đảm bảo nội dung chứa đủ thông tin mà doanh nghiệp muốn chia sẻ với nhân viên. Sự đầy đủ này không chỉ giúp người nhận hiểu rõ hơn mà còn tạo điều kiện cho sự tương tác tích cực trong tương lai.

Đơn giản

Tránh nội dung quá dài dòng, vì người đọc thường tránh xa những thông điệp khó hiểu. Đảm bảo nội dung của bạn ngắn gọn và dễ hiểu để thu hút sự chú ý.

Hấp dẫn và mạnh mẽ

Tạo email hấp dẫn để khuyến khích nhân viên thường xuyên kiểm tra email của họ. Sự sáng tạo trong cách trình bày nội dung cùng với việc sử dụng hình ảnh minh họa phù hợp sẽ giúp nâng cao sức mạnh truyền tải của thông điệp.

Bài viết trước đã cung cấp cho các bạn hướng dẫn chi tiết và đầy đủ, giúp các bạn thiết lập và vận hành gửi email nói chung cũng như e-mailtôi nội bộ đặc biệt. Hy vọng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn thực hiện công việc của mình dễ dàng và hiệu quả hơn.

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng Phe La, tuyển dụng Juno, tuyển dụng Olam, tuyển dụng Unilever, tuyển dụng Công ty Masan, tuyển dụng Mixue, tuyển dụng CP và tuyển dụng ABC Bakery.

>>> Tham khảo các bài viết liên quan sau:

— Nội bộ nhân sự —

Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog