Tham khảo mẹo viết email recap chuẩn chỉnh sau mỗi buổi họp

Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống sau một cuộc họp mà mọi người đều hỏi nhau: “Chúng ta đã thống nhất được điều gì chưa?” hoặc “Ai chịu trách nhiệm về việc này?”. Đây là lúc một email tóm tắt tiêu chuẩn trở thành một công cụ mạnh mẽ giúp giải quyết vấn đề.

Viết email tóm tắt không chỉ giúp tóm tắt và lưu trữ thông tin mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm hiểu rõ và theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả. Nhưng làm thế nào để viết một email tóm tắt vừa ngắn gọn, rõ ràng, vừa chuyên nghiệp?

Bạn đang xem: Tham khảo mẹo viết email recap chuẩn chỉnh sau mỗi buổi họp

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn những mẹo hữu ích để viết email recap chuẩn sau mỗi cuộc họp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Các bước chuẩn bị trước khi viết email tóm tắt

Để viết một email tóm tắt hiệu quả, việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu viết là vô cùng quan trọng. Dưới đây là các bước chuẩn bị bạn cần thực hiện để đảm bảo rằng bản tóm tắt email của bạn sẽ đầy đủ và chính xác.

Lắng nghe và ghi chép cẩn thận trong cuộc họp

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất khi tham dự cuộc họp là khả năng lắng nghe và ghi chép chi tiết. Đảm bảo bạn tập trung hoàn toàn vào cuộc thảo luận, ghi lại những điểm chính, những quyết định quan trọng và nhiệm vụ được giao cho từng thành viên.

Đừng ngần ngại đặt câu hỏi nếu có điều gì chưa rõ ràng. Việc ghi chú cẩn thận không chỉ giúp bạn nắm bắt thông tin chính xác mà còn là cơ sở để viết email tóm tắt rõ ràng và đầy đủ.

Tóm tắt các ý chính ngay sau khi cuộc họp kết thúc

Ngay sau khi cuộc họp kết thúc, hãy dành chút thời gian để tóm tắt những điểm chính. Điều này sẽ giúp bạn ghi nhớ tốt hơn và đảm bảo rằng thông tin vẫn còn mới mẻ trong tâm trí bạn. Bằng cách thực hiện việc này ngay lập tức, bạn có thể phát hiện và lấp đầy những khoảng trống cũng như đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng đều được ghi lại chính xác.

Xác định mục tiêu của email tóm tắt

Trước khi bắt đầu viết email tóm tắt, hãy xác định rõ mục tiêu của bạn. Một email tóm tắt nên truyền tải những thông tin gì? Ai đang nhận được email này? Mục đích của email là để thông báo, nhắc nhở hoặc yêu cầu hành động? Xác định mục tiêu sẽ giúp bạn viết email tóm tắt tập trung, rõ ràng và phù hợp với người nhận.

Cấu trúc một email tóm tắt tiêu chuẩn

Xem thêm : Drama ngoại tình ở Bắc Giang: Cô giáo tiểu học làm Tuesday, có sở thích “độc lạ”

Để một email tóm tắt có hiệu quả và chuyên nghiệp thì việc xây dựng một cấu trúc rõ ràng và logic là vô cùng quan trọng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách soạn email tóm tắt phù hợp:

Chủ đề email

Dòng tiêu đề email là yếu tố đầu tiên thu hút sự chú ý của người nhận nên cần phải ngắn gọn, rõ ràng. Dòng chủ đề phải phản ánh chính xác nội dung của email và dễ dàng nhận biết. Gợi ý: “Tóm tắt lại ngày họp [ngày/tháng/năm]”. Cách làm này không chỉ giúp người nhận biết ngay về nội dung email mà còn giúp họ dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần.

Lời chào qua email

Bắt đầu email bằng lời chào lịch sự và chuyên nghiệp. Lời chào không chỉ tạo cảm giác thân thiện mà còn giúp tạo không khí cho toàn bộ email. Ví dụ: “Kính gửi mọi người” hoặc “Xin chào mọi người”.

Mục lục (nếu cần)

Đối với những email tóm tắt dài hoặc chứa nhiều thông tin phức tạp, việc thêm mục lục sẽ giúp người đọc dễ dàng theo dõi và tìm kiếm những thông tin cần thiết. Mục lục nên liệt kê các phần chính của email một cách ngắn gọn.

Nội dung chính

Đây là phần quan trọng nhất của email tóm tắt, bao gồm:

1. Tóm tắt ngắn gọn nội dung cuộc họp: Bắt đầu phần này bằng một bản tóm tắt ngắn gọn, giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được bối cảnh và mục tiêu của cuộc họp.

2. Những điểm chính được thảo luận: Trình bày chi tiết nhưng ngắn gọn những vấn đề chính được thảo luận trong cuộc họp. Sử dụng các dấu đầu dòng để làm cho thông tin dễ đọc và dễ theo dõi.
3. Các quyết định và hành động cần thực hiện: Liệt kê rõ ràng các quyết định đã được đưa ra và các hành động cụ thể cần thực hiện. Mỗi hành động phải đi kèm với thông tin chi tiết về người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.
4. Người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành: Xác định rõ ràng ai chịu trách nhiệm cho từng hành động và thời hạn hoàn thành. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được theo dõi và hoàn thành đúng thời hạn.

Xem thêm: Không phải ai cũng có thể làm sếp và 4 kiểu nhân viên khó có thể làm sếp trong tương lai

Kết luận

1. Cảm ơn mọi người đã tham gia: Kết thúc email bằng lời cảm ơn chân thành tới tất cả các thành viên đã tham gia buổi họp. Lời cảm ơn này không chỉ thể hiện sự cảm kích mà còn tạo động lực cho mọi người.
2. Nhắc nhở về cuộc họp tiếp theo (nếu có): Nếu có lịch họp tiếp theo, hãy nhắc nhở mọi người về thời gian và địa điểm. Điều này giúp họ chuẩn bị tốt hơn và đảm bảo sự tham gia đầy đủ.

Việc làm theo cấu trúc này không chỉ giúp bạn viết email recap hiệu quả mà còn giúp người nhận dễ dàng nắm bắt và thực hiện các công việc được giao hơn. Bản tóm tắt email tiêu chuẩn không chỉ là tài liệu tham khảo có giá trị mà còn là công cụ quản lý công việc mạnh mẽ.

Viết email tóm tắt sau mỗi cuộc họp không chỉ là kỹ năng cần thiết mà còn là một nghệ thuật đòi hỏi sự cẩn thận và tinh tế. Một email tóm tắt tiêu chuẩn không chỉ giúp tóm tắt và lưu trữ thông tin hiệu quả mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi người trong nhóm hiểu rõ các quyết định và hành động cần thực hiện.

Áp dụng mẹo viết tóm tắt email mà chúng tôi đã chia sẻ sẽ giúp bạn tạo email rõ ràng, ngắn gọn và chuyên nghiệp. Điều này không chỉ giúp bạn ghi điểm trong mắt đồng nghiệp và cấp trên mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công việc chung của toàn tập thể.

Xem thêm : Ngành Sinh học ứng dụng ra trường làm gì? Những cơ hội việc làm hấp dẫn

Viết một email tóm tắt sau mỗi cuộc họp là một kỹ năng quan trọng giúp ghi nhớ thông tin và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ. Để tạo một email tóm tắt hay, trước tiên bạn nên tóm tắt những điểm chính và quyết định được đưa ra trong cuộc họp. Hãy nhớ rằng, email này cũng có thể được sử dụng để tìm kiếm các cơ quan tuyển dụng cho các vị trí như tuyển dụng nhân viên dịch vụ khách hàng. Đặc biệt, nếu có bàn luận về việc làm trong ngành môi trường thì bạn nên nêu rõ các bước tiếp theo. Email cũng có thể đề cập đến việc làm bán thời gian hoặc tuyển dụng nhiếp ảnh gia.

Ngoài ra, nếu bạn có thông tin tuyển dụng sân bay Tân Sơn Nhất vui lòng bổ sung vào phần tóm tắt. Cuối cùng, tuyển dụng nhân viên mua hàng, tuyển dụng thực tập sinh và tuyển trợ giảng tiếng Anh có thể được đề cập trong phần nhiệm vụ cụ thể. Đừng quên nhấn mạnh vai trò của trợ lý giám đốc trong việc theo dõi các nhiệm vụ này và cân nhắc làm việc tại nhà nếu phù hợp.

Chúng tôi hy vọng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp các bạn nâng cao kỹ năng viết email recap, từ đó góp phần tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!

Đừng bỏ lỡ cơ hội việc làm, hãy ứng tuyển vào các vị trí sau:

— HR Insider — Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog