Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Bật mí cách trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Người tổ chức sự kiện là gì?

Người tổ chức sự kiện là những người này Chuyên gia điều phối logistics, kết hợp sự sáng tạo, thận trọng và phối hợp nhịp nhàng với các bên để tạo nên một sự kiện hoàn hảo. Công việc của họ xoay quanh việc lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, điều phối, giám sát chương trình và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Trong mỗi bữa tiệc, vai trò của người tổ chức sự kiện là không thể thiếu.

Có thể bạn quan tâm

• Tác phẩm ‘Cuộc chia tay của những con búp bê’ của tác giả Khánh Hoài
• Thời khóa biểu tiếng Anh là gì? Tổng hợp từ vựng tiếng Anh về thời khoá biểu và cách viết
• Dịch vụ Taxi Sóc Trăng: Bảng giá và Số điện thoại
• Trình Tiêu
• Gia trưởng là gì? Những dấu hiệu của thói gia trưởng

Vì tính chất công việc đòi hỏi sự tương tác giữa nhiều người nên người tổ chức sự kiện cần phải năng động, sáng tạo, nhạy bén và có kỹ năng giao tiếp tốt. Ngoài ra, khả năng tổ chức, chịu được áp lực, có tâm lý ổn định và thái độ làm việc chuyên nghiệp cũng là những yếu tố cần thiết khi đảm nhận vị trí này.

Bạn đang xem: Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Bật mí cách trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Xem thêm:

Nhu cầu tuyển dụng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Trong thời đại kinh tế phát triển hiện nay, việc tiêu tiền vào các bữa tiệc, sự kiện là chuyện bình thường. Nhờ đó, ngành tổ chức sự kiện đã bùng nổ và phát triển nhanh chóng trong những năm qua. Nhu cầu về người tổ chức sự kiện, người lập kế hoạch và người quản lý sự kiện cũng ngày càng tăng. Các nhà tổ chức sự kiện, nhà hàng, khách sạn đều cần tìm nhân sự có kiến ​​thức, kinh nghiệm chuyên môn để cạnh tranh trên thị trường.

Tại Việt Nam, nhu cầu tổ chức sự kiện tập trung chủ yếu vào ngành tiệc cưới, hội nghị. Nếu bạn có bằng cấp chuyên môn về dịch vụ, nhà hàng, khách sạn và kinh nghiệm thì bạn có thể dễ dàng ứng tuyển vào vị trí này.

Mô tả công việc của người tổ chức sự kiện

Công việc cụ thể của một người tổ chức sự kiện sẽ bao gồm:

Nghiên cứu đối tượng và mục tiêu để đưa ra ý tưởng cho chương trình

Nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất của vị trí này là tiếp nhận yêu cầu từ các bộ phận hoặc khách hàng về ý tưởng triển khai sự kiện và các tài liệu liên quan. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện và sự hài lòng của khách hàng đối với đơn vị tổ chức sự kiện.

Trên thực tế, quá trình nghiên cứu, lên ý tưởng đòi hỏi sự tổng hợp thông tin giữa các bên liên quan nên mất rất nhiều thời gian. Người phụ trách này sau đó sẽ trực tiếp trao đổi với khách hàng và đề xuất ý tưởng của mình cho đến khi thống nhất được ý tưởng chung. Quá trình này đòi hỏi sự sáng tạo độc đáo và đòi hỏi khả năng hiểu tâm lý khách hàng.

Xây dựng kế hoạch, kịch bản sự kiện để trình bày với cấp trên hoặc khách hàng

Sau khi lên ý tưởng, người tổ chức sự kiện sẽ lên kế hoạch thực hiện sự kiện cụ thể bao gồm: Thời gian, địa điểm, số lượng người tham gia, kịch bản chương trình, kinh phí dự kiến, kế hoạch. các đơn vị dự phòng, cộng tác và danh sách người thực hiện.

Kế hoạch đề xuất này sẽ được trình lên ban quản lý hoặc khách hàng để đánh giá, góp ý về những nội dung cần thay đổi, sửa chữa. Thông qua quá trình này, người tổ chức sự kiện có thể dễ dàng theo dõi, quản lý tiến độ các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện.

Tìm kiếm và lựa chọn đơn vị hợp tác, hỗ trợ sự kiện

Người tổ chức sự kiện còn có trách nhiệm tìm kiếm, lựa chọn và làm việc với các đối tác để trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho việc tổ chức sự kiện. Do khối lượng công việc này khá lớn nên trưởng bộ phận thường phân công từng cá nhân xử lý các hạng mục cụ thể để tránh tình trạng quá tải hoặc chậm tiến độ.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Xem thêm : Cách viết Email tiếng Nhật chuẩn chỉnh

Sự kiện có thành công hay không phụ thuộc vào các khâu chuẩn bị. Sau khi các khâu chuẩn bị đã hoàn tất, sự kiện sẽ bắt đầu và người tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận vai trò quản lý, điều phối mọi hoạt động trong suốt sự kiện. Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, người tổ chức sự kiện cần chuẩn bị phương án dự phòng trong trường hợp sự kiện gặp sự cố ngoài ý muốn. Điều này đảm bảo rằng chương trình chạy trơn tru nhất có thể.

Những kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện

Để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, người tổ chức sự kiện bắt buộc phải trang bị cho mình những kỹ năng sau:

Tư duy sáng tạo

Người lập kế hoạch sự kiện không chỉ là người có danh sách việc cần làm. Họ cần vận dụng khả năng sáng tạo của mình để tạo ra những sự kiện độc đáo và ấn tượng. Ví dụ, một chương trình có ý tưởng chủ đề thú vị sẽ kích thích sự tương tác của người tham gia và tăng trải nghiệm của họ. Bạn không nên nghĩ rằng chỉ những yêu cầu cụ thể từ khách hàng mới là tiêu chí quan trọng trong tổ chức sự kiện. Trên thực tế, việc tận dụng tối đa các yếu tố như quy mô, tính chất và mục tiêu của sự kiện sẽ giúp bạn nảy sinh những ý tưởng sáng tạo để phát triển sự kiện của mình thành một trải nghiệm độc đáo và khác biệt.

Kỹ năng nghiên cứu

Không chỉ cần có kỹ năng điều phối tốt mà người tổ chức sự kiện còn cần có khả năng nghiên cứu kỹ thuật tốt. Nghiên cứu về hành vi, cảm xúc của con người khi tham gia các hoạt động sự kiện cũng như cách tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng thông qua lựa chọn địa điểm, phối hợp, ẩm thực đều quan trọng để đảm bảo sự kiện được tổ chức một cách tốt nhất và tạo sự hài lòng cho khách hàng. người tham gia từ đầu đến cuối.

Khả năng viết kịch bản và lập kế hoạch

Đừng nghĩ rằng công việc của vị trí này chỉ là công việc thể chất. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và hấp dẫn, họ cần có kỹ năng viết kịch bản và lập kế hoạch sự kiện vững vàng. Để làm được công việc này, người tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, rõ ràng và đặc biệt sáng tạo. Ngoài ra, người tổ chức sự kiện cần có khả năng viết một bản đề xuất đầy đủ và hấp dẫn (kế hoạch sự kiện chi tiết). Một đề xuất tốt phải có tính thuyết phục và khả thi, vì cuối cùng sự kiện phải đạt được mục tiêu ban đầu.

Xây dựng mối quan hệ và làm việc với các nhà cung cấp

Khi tổ chức một sự kiện, ban tổ chức cần phải giao tiếp, trao đổi thông tin và đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhà cung cấp sẽ có những chính sách khác nhau nên đơn vị tổ chức sự kiện cần có những yêu cầu rõ ràng, minh bạch trước khi đưa ra quyết định với họ. Xây dựng mối quan hệ và làm việc đòi hỏi nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải linh hoạt để đảm bảo đúng tiến độ công việc đồng thời phải có tính cách mềm mỏng để các bên không cảm thấy bất công.

Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách

Nếu bạn tự tin vào khả năng đàm phán của mình thì xin chúc mừng, bạn có một kỹ năng quan trọng mà một người tổ chức sự kiện cần có. Trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn sẽ phải đàm phán với các đối tác về hợp đồng, các điều khoản về quyền lợi tài trợ cũng như địa điểm tổ chức. Sau khi đàm phán ngân sách thành công, bạn cần lập dự toán ngân sách để đảm bảo mọi giai đoạn của sự kiện không gặp quá nhiều chi phí phát sinh.

Có khả năng giám sát và quản lý con người

Người tổ chức sự kiện không chỉ làm việc với các đề xuất, hợp đồng hay nhà cung cấp mà còn cần có khả năng giám sát và quản lý con người. Với mỗi khu vực thực hiện khác nhau sẽ có những đội nhỏ phụ trách khác nhau, ví dụ lễ tân sẽ đón khách, hay logistic sẽ giữ những vật dụng cần thiết. Vì vậy, người tổ chức sự kiện giỏi cần có cái nhìn toàn diện để quản lý những đội ngũ nhỏ này, từ đó đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện đều diễn ra suôn sẻ.

Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý rủi ro

Bất kỳ sự kiện nào cũng không tránh khỏi phát sinh sự cố và người tổ chức sự kiện không nên đợi đến khi xảy ra sự cố mới tìm cách giải quyết. Thay vào đó, họ cần “soi xét kỹ lưỡng” để thấy được những rủi ro tiềm ẩn và giải quyết nhanh chóng trước khi sự việc diễn ra.

Việc phát hiện nhiều rủi ro sẽ giúp giảm thiểu những vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện. Kế hoạch phòng ngừa rủi ro không thể rập khuôn mà cần tùy thuộc vào từng bối cảnh, tính chất, vấn đề khác nhau.

Mức lương tổ chức sự kiện

Mức lương cho vị trí này sẽ không có con số chính xác và cụ thể. Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, loại sự kiện, quy mô tổ chức và vị trí nắm giữ. Tuy nhiên, mức lương trung bình của một người tổ chức sự kiện là khoảng 9 triệu đồng/tháng.

Xem thêm : Top 4 quán net Bình Thạnh giá rẻ, chất lượng đến không ngờ

Cụ thể mức lương sẽ được chia như sau:

• Đối với những ứng viên chưa có kinh nghiệm, mức lương thường dao động từ 4 – 6 triệu đồng/tháng.
• Đối với người tổ chức sự kiện có 1-2 năm kinh nghiệm, mức lương cơ bản thường dao động từ 8 – 10 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, nếu có trình độ và kinh nghiệm tốt, mức lương cũng có thể lên tới 20 triệu đồng/tháng.
• Đối với các vị trí quản lý hoặc quản lý sự kiện có kinh nghiệm từ 5 năm trở lên mức lương cơ bản thường dao động từ 30 – 40 triệu đồng/tháng.

Ai phù hợp với nghề tổ chức sự kiện?

Người làm nghề tổ chức sự kiện không cần nhiều bằng cấp hay đào tạo chuyên ngành nhưng cần sở hữu và đáp ứng những phẩm chất như năng động, sáng tạo, khả năng tổ chức, sắp xếp công việc và sức khỏe ổn định. , kỹ năng giao tiếp và làm việc với mọi người, sự cẩn thận và chi tiết, cùng với cái nhìn toàn diện và nhạy cảm với những rủi ro tiềm ẩn.

Tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện ở đâu?

Với nhu cầu tuyển dụng nhân viên sự kiện ngày càng tăng, việc tìm việc làm trong ngành này không còn khó khăn như trước nữa. Ứng viên có thể tìm việc làm thông qua sự giới thiệu từ bạn bè hoặc thông tin tuyển dụng trên mạng xã hội. Ngoài ra, các website tuyển dụng còn là mảnh đất màu mỡ để bạn dễ dàng tìm được thông tin việc làm phù hợp. Ví dụ: Nguyễn Tất Thành là một trong những trang web tuyển dụng hàng đầu nơi bạn có thể nộp đơn trực tiếp. Đây không chỉ là nơi tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện mà còn có hàng trăm, hàng nghìn việc làm khác từ các công ty lớn nhỏ trên khắp cả nước đã được kiểm duyệt và đăng tải, mang đến cho các bạn nhiều cơ hội việc làm. làm hấp dẫn.

Hy vọng những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của người tổ chức sự kiện và cũng hỗ trợ bạn trong quá trình định hướng nghề nghiệp của mình. Chúc bạn thành công trên con đường xây dựng sự nghiệp.

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng Sasin, tuyển dụng VTC Academy, tuyển dụng Edufit, tuyển dụng FPT Education, tuyển dụng VAS, tuyển dụng Vui Học, tuyển dụng eTeacher, tuyển dụng Onschool.

— HR Insider — Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

>>> Xem thêm các bài viết chia sẻ về chủ đề liên quan:

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog