Kỹ năng soạn thảo văn bản từ A-Z giúp bạn trở nên thành thạo hơn

Kỹ năng soạn thảo văn bản là khi bạn áp dụng các kỹ năng trình bày, soạn thảo, nhập thông tin trên giấy bằng cách viết tay hoặc đánh máy trên phần mềm Microsoft Word.

Chỉnh sửa tài liệu là môn học cơ bản tại các trường phổ thông và đại học, đồng thời là kỹ năng cần thiết mà nhà tuyển dụng luôn đánh giá ứng viên thông qua CV.

Bạn đang xem: Kỹ năng soạn thảo văn bản từ A-Z giúp bạn trở nên thành thạo hơn

Kỹ năng soạn thảo văn bản

Tầm quan trọng của kỹ năng soạn thảo văn bản

Kỹ năng biên tập tài liệu đóng vai trò quan trọng trong công việc và cuộc sống ngày nay.

• Tạo ấn tượng đầu tiên: Dù là văn bản giấy hay trực tuyến, người đọc sẽ đánh giá sự thông minh và cẩn thận của bạn dựa trên cách trình bày văn bản. Vì vậy, nếu văn bản có quá nhiều lỗi chính tả, ngữ pháp, bạn sẽ mất điểm trong mắt người đọc.
• Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng: Khi soạn thảo hợp đồng thương mại, nếu hợp đồng kém chất lượng hoặc có lỗi chính tả sẽ ảnh hưởng đến lợi ích, nghĩa vụ của hai bên và gây khó chịu cho khách hàng. Trong trường hợp xảy ra sai sót nghiêm trọng, họ có thể tìm đối tác khác, mối quan hệ hợp tác kinh doanh sẽ bị rạn nứt.
• Đạt được vị trí mong muốn: Nhà tuyển dụng thường đưa ra những đánh giá ban đầu về kỹ năng của bạn dựa trên CV của bạn. Một CV có kỹ năng viết tốt sẽ mở ra nhiều cơ hội việc làm cho bạn.
• Tiết kiệm thời gian: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính sẽ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, rút ​​ngắn thời gian thực hiện, đưa thông tin, văn bản pháp luật đến người dân nhanh hơn. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại tốt sẽ giúp doanh nghiệp ký kết hợp đồng nhanh chóng hơn.

Yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản

Yêu cầu chung về nội dung

• Có mục đích: Trước khi soạn thảo văn bản bạn cần biết mục đích ban hành văn bản đó là gì? Nó nhằm mục đích giải quyết vấn đề gì? Những hạn chế và kết quả thực hiện?
• Có tính khoa học: Văn bản cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, trình bày đúng quy định, nội dung phải nhất quán từ đầu đến cuối.
• Công khai: Nội dung văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ trí tuệ phổ thông và trên hết là phù hợp với đối tượng hướng đến.
• Tính khả thi: Nội dung của văn bản cần có sự kết hợp đúng đắn, hợp lý giữa mục đích, khoa học, quần chúng và quyền lực công cộng.
• Bắt buộc thực hiện: Yêu cầu này thường nằm trong các văn bản hành chính nhà nước. Theo đó, các văn bản pháp luật, chính sách, nghị định phải mang tính bắt buộc thi hành và thể hiện quyền lực Nhà nước ở mỗi cấp.

Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản

Một số yêu cầu về ngôn ngữ trong kỹ năng trình bày văn bản như sau:

• Ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu
• Sử dụng các từ thông dụng, không hoặc hạn chế các từ trong và ngoài nước.
• Nếu sử dụng thuật ngữ kỹ thuật thì phải có lời giải thích trong văn bản.
• Không viết tắt những từ và cụm từ không phổ biến. Nếu một từ được lặp lại nhiều lần trong văn bản, bạn có thể viết tắt nó, nhưng chữ viết tắt đầu tiên phải đặt ngay trong ngoặc đơn sau từ đó.
• Viết hoa theo quy tắc chính tả.
• Sử dụng thì (quá khứ, hiện tại hoặc tương lai) phù hợp với nội dung được diễn đạt.

Yêu cầu về hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Định dạng văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành nên một văn bản, bao gồm: Tên quốc gia, khẩu hiệu, Tên tổ chức, cơ quan ban hành văn bản, Số, ký hiệu văn bản, Địa chỉ, ngày cấp văn bản, Tên loại văn bản và tóm tắt nội dung văn bản. , Nội dung văn bản, Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, Con dấu của tổ chức, cơ quan, Địa chỉ nhận.

Ngoài ra, văn bản hành chính cần đảm bảo các thông số kỹ thuật như: khổ giấy, lề trang, kiểu trình bày, phông chữ và cỡ chữ.

Yêu cầu về hình thức ký văn bản

Văn bản được người có thẩm quyền ký. Chữ ký phải nêu rõ thẩm quyền, chức vụ của người ký.

Kỹ năng soạn thảo một số văn bản thông dụng

Kỹ năng soạn thảo

Soạn thảo văn bản

Công văn hành chính gồm có 3 phần: mở đầu, nội dung và kết thúc.

• Giới thiệu: Trình bày mục đích và lý do ban hành văn bản.
• Phần nội dung: Đây là phần quan trọng nhất để trình bày mục đích soạn thảo tài liệu. Tùy theo mục đích mà văn bản sẽ có nội dung và ngôn ngữ diễn đạt khác nhau. Tuy nhiên, dù là loại văn bản nào thì nội dung cũng phải đảm bảo tính hợp lý, phù hợp, rõ ràng, rõ ràng và văn bản phải khiêm tốn, thuyết phục, không áp đặt.
• Phần kết thúc: Được trình bày ngắn gọn, nội dung nhằm xác định trách nhiệm thực hiện, yêu cầu hoặc đề xuất.

Xem thêm: Các khóa học kỹ năng mềm bạn không nên bỏ lỡ

Soạn thảo thông báo

Xem thêm : Pod bị nóng khi hút – Nguyên nhân và cách khắc phục

Thông báo là văn bản hành chính dùng để truyền tải nội dung quyết định, tin tức, sự kiện, thông tin về hoạt động của cơ quan, tổ chức đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan. để biểu diễn.

Cấu trúc của một thông báo gồm 3 phần:

• Giới thiệu: Nêu rõ mục đích, chủ đề, thẩm quyền thông báo và người nhận thông báo.
• Phần nội dung: Trình bày nội dung cần thông báo tới người nghe bằng một đoạn văn dài hoặc có hệ thống.
• Phần kết thúc: Nhấn mạnh lại nội dung cần thông báo, xác định thời hạn có hiệu lực và quy định xử lý áp dụng nếu có phạm vi.

Soạn thảo hồ sơ nộp

Bố cục trình bày cũng gồm 3 phần: mở bài, nội dung và kết thúc.

• Giới thiệu: Nêu ngắn gọn lý do, mục đích hoặc cơ sở pháp lý của việc nộp hồ sơ.
• Phần nội dung: Trình bày vấn đề cần có trình duyệt. Nếu vấn đề đơn giản, bạn có thể trình bày trực tiếp trong bài nộp. Nếu nội dung phức tạp thì bạn trình bày tóm tắt các ý chính, còn nếu trình bày nội dung chi tiết thì bạn trình bày trong văn bản đính kèm.
• Phần kết thúc: Nội dung thể hiện mong muốn được chấp thuận và thực hiện nghi thức “Cảm ơn rất nhiều”.

Dự thảo báo cáo

Báo cáo là tài liệu dùng để phản ánh tình hình, sự việc, sự cố hoặc quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo giúp đánh giá thực trạng công tác quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chính sách mới phù hợp.

Chuẩn bị báo cáo mà không có cách trình bày hoặc bố cục nhất định. Nếu báo cáo được viết theo mẫu quy định của cơ quan, đơn vị thì người biên tập chỉ cần thu thập số liệu rồi điền vào các chỗ trống theo quy định. Nếu báo cáo chưa có mẫu, người biên tập cần thực hiện các bước sau:

• Bước chuẩn bị: Xác minh mục đích của báo cáo, Thu thập, sắp xếp và tổng hợp dữ liệu cần báo cáo.
• Viết báo cáo: Bao gồm báo cáo sơ bộ và báo cáo tổng kết với các nội dung như tóm tắt các sự việc, những việc đã – đang – chưa làm, nguyên nhân và đề xuất giải pháp.

Tuyển dụng các hình thức việc làm phổ biến, phổ biến mới được cập nhật:

Soạn thảo quyết định

Quyết định là văn bản dùng để quy định, xác định một chế độ, chính sách hoặc áp dụng chế độ chính sách một lần cho một chủ thể cụ thể.

Khác với các loại văn bản khác, cấu trúc của quyết định gồm 2 phần: căn cứ ra quyết định và nội dung điều chỉnh.

• Căn cứ ra quyết định: bao gồm cơ sở pháp lý (cơ sở thẩm quyền và cơ sở áp dụng) và cơ sở thực tiễn (điều kiện hoặc tình huống thực tế làm căn cứ để ban hành quyết định).
• Nội dung điều chỉnh: Nội dung thể hiện mệnh lệnh, yêu cầu của cơ quan, tổ chức.

Biên bản dự thảo

Có nhiều loại phút khác nhau và mỗi loại sẽ có cách trình bày khác nhau. Trừ các biên bản lập sẵn cần trình bày theo mẫu có sẵn, các phút còn lại sẽ thực hiện theo trình tự sau:

• Giới thiệu: Nêu rõ thời gian, địa điểm lập biên bản và thành phần tham dự.
• Nội dung: Trình bày các sự kiện.
• Kết thúc: Tóm tắt kết luận hoặc kết luận tùy theo loại biên bản.

Xem ngay tại J&T tuyển dụng việc làm mới cho tài xế!

10 nguyên tắc soạn thảo văn bản giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn

10 nguyên tắc soạn thảo văn bản

Trong kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, bạn cần hạn chế những lỗi cơ bản như: thiếu hoặc thừa ký tự, hay nhập sai chữ. Để hạn chế những lỗi này, bạn cần rèn luyện khả năng đánh máy và tốc độ đánh máy hoặc sử dụng tính năng tự động kiểm tra chính tả trong Ms Word.

• Đơn giản, tập trung vào vấn đề

Nội dung văn bản nên tập trung vào vấn đề chính, sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích.

• Chọn phông chữ, kích thước và màu sắc tiêu chuẩn

Xem thêm : Hướng dẫn cách lập bảng Excel dễ thực hiện nhất 

Phông chữ, kích thước và màu sắc là những yếu tố quan trọng trong kỹ năng soạn thảo văn bản. Mỗi loại văn bản khác nhau sẽ có những yêu cầu khác nhau về font chữ và cỡ chữ. Nếu không có yêu cầu, để an toàn bạn nên chọn font Time New Roman hoặc Arial và cỡ chữ là 12-14.

• Chọn khổ giấy và lề phù hợp

Trong soạn thảo văn bản, tiêu chuẩn căn chỉnh rất nghiêm ngặt. Hầu hết các tài liệu đều sử dụng các chuẩn căn lề cơ bản như: lề trên: 20 – 25 mm, lề dưới: 20 – 25 mm, lề trái 30 – 35 mm, lề phải: 15 – 20 mm.

• Căn chỉnh các đoạn văn bản

Khi trình bày văn bản, bạn nên phân bố và căn chỉnh các đoạn văn sao cho có khoảng cách dòng, đoạn văn hợp lý. Kết thúc đoạn văn bằng dấu chấm và ngắt dòng khi nhập đoạn mới để văn bản đẹp về hình thức và rõ ràng về nội dung.

Đây là phần dẫn dắt người đọc đến nội dung chính của văn bản. Nếu không có yêu cầu quy định, bạn có thể sử dụng một số ký tự đặc biệt, chữ in hoa hoặc chọn phông chữ nghệ thuật để thu hút người xem.

Hình ảnh minh họa giúp nội dung văn bản không bị nhàm chán. Đối với một số văn bản hành chính, bạn nên sử dụng biểu đồ để thể hiện nội dung một cách trực quan nhất.

• Khoảng cách dòng thích hợp

Giãn cách dòng làm cho toàn bộ bố cục văn bản trông dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Khoảng cách tiêu chuẩn là 1,5 dòng.

• Chia nhỏ văn bản và đặt tiêu đề

Bạn nên chia nội dung thành nhiều đoạn để người đọc dễ tiếp thu và hình dung hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt tiêu đề để người dùng có thể nắm bắt được những ý chính được trình bày trong văn bản. Một tiêu đề hay, hấp dẫn sẽ thu hút nhiều người đọc bài viết của bạn.

• Ngắt trang, ngắt đoạn

Sử dụng Microsoft Word cho phép bạn dễ dàng ngắt trang, ngắt đoạn mà không cần phải nhấn phím Enter nhiều lần. Điều này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều, đặc biệt khi làm việc với những đoạn văn bản dài.

Trên đây là những thông tin về kỹ năng và nguyên tắc soạn thảo văn bản dành cho người mới bắt đầu cũng như những người đã thực hiện nhiều lần. Hy vọng các bạn biết cách soạn thảo tài liệu một cách trôi chảy và chuyên nghiệp.

Đăng ký các công việc tiềm năng tại Nguyễn Tất Thành ngay tại đây:

— Nội bộ nhân sự —Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng Mắt Bão, tuyển dụng Funtap, tuyển dụng Megas, tuyển dụng MFast, tuyển dụng MISA, tuyển dụng Savvycom, tuyển dụng Giải pháp Viettel, tuyển dụng Hệ thống thông tin FPT.

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog