Hướng dẫn cách xóa khoảng trắng trong Excel cho dân văn phòng

Quá nhiều khoảng trắng trong các ô chứa dữ liệu có thể gây ra vấn đề khi bạn áp dụng các hàm hoặc công thức trong Excel. Vậy làm cách nào để loại bỏ những khoảng trống đó? Đọc bài viết này để biết về 4 Cách xóa dấu cách trong Excel đơn giản và nhanh chóng, phù hợp với mọi phiên bản!

Nguyên nhân xuất hiện nhiều khoảng trắng trong Excel

Trong bảng tính Excel, việc xuất hiện khoảng trắng có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau. Hiểu được những nguyên nhân này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình làm việc và đạt được hiệu quả cao hơn. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến gây ra khoảng trắng mà bạn cần áp dụng Cách xóa dấu cách trong Excel:

Bạn đang xem: Hướng dẫn cách xóa khoảng trắng trong Excel cho dân văn phòng

• Nhập thủ công: Khi người dùng nhập dữ liệu từ bàn phím, việc không kiểm tra dữ liệu có thể dẫn đến xuất hiện khoảng trắng. Sự bất cẩn có thể khiến dữ liệu được nhập thừa khoảng trắng hoặc người dùng nhấn phím cách một cách không cần thiết.
• Sao chép từ nguồn khác: Nếu bạn sao chép dữ liệu từ các nguồn bên ngoài như tài liệu văn bản, trang web hoặc bảng tính khác, dấu cách có thể xuất hiện trong dữ liệu được sao chép. Điều này thường xảy ra khi dữ liệu gốc không được định dạng hoàn hảo hoặc chứa các ký tự đặc biệt.
• Kết hợp dữ liệu từ các nguồn khác: Khi kết hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như các cột hoặc bảng tính khác, khoảng trắng có thể xuất hiện do định dạng hoặc kích thước của dữ liệu không khớp.

Nguyên nhân xuất hiện nhiều khoảng trắng trong Excel

Tại sao bạn nên biết cách xóa dấu cách trong Excel?

Khi làm việc trên bảng tính Excel, việc biết Cách xóa dấu cách trong Excel là quan trọng. Bạn sẽ gặp phải điều này thường xuyên, từ khoảng trắng ở đầu dòng đến khoảng trắng giữa các ký tự. Những không gian này thường đến từ nhiều nguồn khác nhau:

• Sao chép và dán dữ liệu từ các nguồn khác nhau như tệp, trang web hoặc tài liệu không phải Excel và quên xóa định dạng hoặc không xử lý định dạng đúng cách.
• Chuyển hoặc chèn từ bảng tính Excel khác mà không cần kiểm tra kỹ.
• Chuyển đổi từ phiên bản Excel khác hoặc từ WPS Office.

Khi bảng tính của bạn chứa khoảng trắng, chúng có thể gây ra nhiều vấn đề:

• Làm mất đi tính chuyên nghiệp của báo cáo Excel.
• Gây khó khăn cho việc sử dụng các chức năng truy xuất ký tự.
• Cản trở quá trình ghép nối dữ liệu.
• Gây sai sót trong kết quả tính toán và truy vấn dữ liệu.

Cách xóa dấu cách trong Excel bằng hàm

Trong trường hợp có bảng tính Excel có lượng dữ liệu lớn và yêu cầu độ chính xác cao thì tính năng Tìm & Thay thế không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các hàm có sẵn trong Excel để xóa khoảng trắng trong Excel một cách chính xác và hiệu quả. Dưới đây là các hàm thường được sử dụng để loại bỏ khoảng trắng:

Cách xóa dấu cách trong Excel bằng Tìm & Thay thế

Cách xóa dấu cách trong Excel Đơn giản và hiệu quả nhất là sử dụng tính năng Tìm & Thay thế. Dưới đây là các bước chi tiết:

• Bước 1: Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn xóa khoảng trắng. Sau đó, trên thanh công cụ Home, chọn Tìm & Chọn rồi chọn Thay thế.
• Bước 2: Trong hộp thoại Tìm, nhập số khoảng trắng bạn muốn xóa, sau đó nhập 1 khoảng trắng vào phần Thay thế bằng. Sau đó nhấn Tìm tất cả.
• Bước 3: Một danh sách các bộ đếm sẽ xuất hiện, chọn Thay thế tất cả.

Sau khi hoàn thành, các khoảng trắng trong bảng tính Excel của bạn sẽ bị xóa. Tuy nhiên, có thể vẫn còn một số khoảng trống do số lượng khoảng trắng bạn nhập không chính xác. Trong trường hợp này, bạn có thể lặp lại quy trình với ít khoảng trống hơn.

Cách xóa dấu cách trong Excel bằng Tìm & Thay thế

Cách xóa dấu cách trong Excel bằng hàm TRIM

Đây là một trong những hàm phổ biến nhất để loại bỏ khoảng trắng ở đầu và cuối dòng trong Excel. Hàm TRIM được sử dụng nhiều nhất khi bạn có lượng dữ liệu vừa và nhỏ. Công thức của hàm TRIM: =TRIM(text)Trong đó, văn bản là ô dữ liệu mà bạn muốn xóa dấu cách. Để thực sự áp dụng hiện nay Cách xóa dấu cách trong Excel Sử dụng hàm TRIM, bạn có thể thực hiện những việc sau:

• Bước 1: Tạo cột phụ và nhập công thức hàm TRIM tương ứng với ô cần xử lý.
• Bước 2: Sao chép công thức này và áp dụng nó cho tất cả dữ liệu cần xử lý.
• Bước 3: Cuối cùng sao chép kết quả từ cột phụ vào cột chính để hoàn tất việc xóa khoảng trắng.

Tuy nhiên, hàm TRIM có hạn chế là bạn phải thực hiện sao chép thủ công nếu có hàng trăm, hàng nghìn dòng dữ liệu. Hơn nữa, chức năng này chỉ áp dụng cho dữ liệu ở dạng văn bản, không thể sử dụng cho dữ liệu số hoặc các định dạng đặc biệt.

Xóa khoảng trắng trong Excel bằng hàm SUBSTITUTE

Hàm SUBSTITUTE là một trong những công cụ giúp loại bỏ khoảng trắng ở cả số và văn bản trong Excel.

Công thức của hàm SUBSTITUTE: =SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,[instance_num])

Trong đó:

• text: là ô chứa dữ liệu chứa khoảng trắng cần loại bỏ.
• old_text: là khoảng trống cần thay thế hoặc xóa bỏ trong ô dữ liệu.
• new_text: là dữ liệu mới thay thế dấu cách.
• [instance_num]: là số lần xuất hiện của khoảng trắng bạn muốn thay thế bằng dữ liệu mới.

Cách xóa dấu cách trong Excel với hàm SUBSTITUTE như sau:

• Bước 1: Tạo cột phụ và nhập công thức hàm SUBSTITUTE tương ứng vào ô tương ứng ở cột phụ.
  • Ví dụ: Tại ô đầu tiên của cột phụ, nhập =SUBSTITUTE(F8,” “,””) rồi nhấn Enter.
  • Sao chép công thức này xuống các ô còn lại ở cột phụ.
• Bước 2: Chọn toàn bộ cột phụ, sao chép (Ctrl + C), sau đó chọn ô đầu tiên trong cột gốc, nhấp chuột phải và chọn “Chỉ dán các giá trị”.

Xóa khoảng trắng trong Excel bằng hàm CLEAN

Khi đối mặt với dữ liệu phức tạp, chỉ sử dụng hàm TRIM là không đủ để loại bỏ tất cả khoảng trắng thừa. Trong trường hợp này, việc kết hợp hàm TRIM và hàm CLEAN sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. Sự kết hợp này có ưu điểm là có thể dọn sạch các khoảng trống thừa trong luồng dữ liệu.

Xem thêm : Cyberbullying là gì? Cần làm gì để thoát khỏi bạo lực mạng

Công thức kết hợp hai hàm: =TRIM(CLEAN(ô văn bản cần xóa dấu cách))

Để sử dụng đồng thời hai chức năng này, bạn có thể làm Cách xóa dấu cách trong Excel như sau:

• Bước 1: Tạo cột con, tại ô tương ứng ở cột con nhập công thức tổ hợp hàm.
  • Ví dụ: Nhập =TRIM(CLEAN(F8)) vào ô đầu tiên của cột con và nhấn Enter.
  • Sao chép công thức này xuống các ô còn lại ở cột phụ.
• Bước 2: Chọn toàn bộ cột phụ, sao chép (Ctrl + C), sau đó chọn ô đầu tiên trong cột gốc, nhấp chuột phải và chọn “Chỉ dán các giá trị”.

Xóa khoảng trắng trong Excel bằng hàm CLEAN

Mẹo dùng Excel hạn chế dòng và khoảng trống

Dù tôi biết Cách xóa dấu cách trong Excel Nhưng bạn cũng nên nắm rõ một số mẹo để hạn chế điều này. Dưới đây là một số mẹo hữu ích để hạn chế các dòng và khoảng trống trong Excel:

• Khi nhập dữ liệu theo cách thủ công, hãy chú ý đến số lượng phím cách bạn nhập. Ngay từ khi bắt đầu nhập dữ liệu, hãy chú ý ngay để tránh phải chỉnh sửa file nhiều lần sau này.
• Sau khi nhập dữ liệu xong sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F để tìm kiếm khoảng trắng. Nhập ” (hai dấu cách liên tiếp) để kiểm tra xem bạn đã nhập thừa chưa. Việc nhập thêm dấu cách cũng sẽ tạo ra những khoảng trắng không mong muốn trong Excel.
• Khi sử dụng chức năng Insert để lấy dữ liệu từ file bảng tính khác, hãy kiểm tra kỹ dữ liệu được trích xuất. Đảm bảo dữ liệu được phân tách chính xác.
• Nếu sao chép dữ liệu từ file khác, hãy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + V thay vì chỉ Ctrl + V để dán. Sự kết hợp này sẽ giúp loại bỏ định dạng ban đầu của dữ liệu, giảm thiểu nguy cơ tạo ra những khoảng trống không mong muốn. Mặc dù không phải là phương pháp loại bỏ khoảng trắng dễ dàng nhất nhưng nó giúp tránh lỗi khi dán dữ liệu.

Vậy bài viết này đã giới thiệu đến các bạn Cách xóa dấu cách trong Excel cực kỳ đơn giản. Hy vọng với những phương pháp này, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và sửa các khoảng trống thừa trong file của mình. Nếu bạn thấy những phương pháp này hiệu quả hãy chia sẻ đến mọi người để họ cũng có thể áp dụng nhé!

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: Tuyển dụng Mitek, tuyển dụng Khu công nghiệp Tây Bắc Ga – Thanh Hóa, tuyển dụng nhân viên văn phòng Xanh SM, tuyển dụng Khu công nghệ cao Quận 9, tuyển dụng Khu công nghiệp Tân Tạo, tuyển dụng SCB, tuyển dụng khu công nghiệp Hòa Phú và Bến Tre Khu công nghiệp tuyển dụng.

— Nội bộ nhân sự —

Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog