Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Google Sheet

Bạn đang làm việc với Google Trang tính và muốn biết cách đánh số chúng một cách nhanh chóng và dễ dàng? Ngay trong nội dung này HR Insider sẽ bật mí cho các bạn những cách đơn giản để đánh số tuần tự trong Google Sheet. Tuyệt đối đừng bỏ lỡ nó!

Tại sao nên đánh số tuần tự trong Google Sheet?

Khi làm việc với Google Sheet, việc đánh số dữ liệu có rất nhiều lợi ích:

Bạn đang xem: Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Google Sheet

• Tăng cường tổ chức và sắp xếp dữ liệu.
• Dễ dàng tìm kiếm và định vị các luồng dữ liệu.
• Thuận tiện cho việc sắp xếp và lọc dữ liệu.

Tại sao nên đánh số tuần tự trong Google Sheet?

Cách đánh số tuần tự trong Google Sheet

Đánh số tự động trong Google Sheet

Đánh số tự động trong Google Trang tính là một cách thuận tiện để tự động tạo số thứ tự cho dữ liệu của bạn. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của phương pháp này, cùng với các bước cần làm theo.

Lợi thế:

• Dễ thực hiện: Phương pháp này dễ thực hiện mà không cần kiến ​​thức chuyên sâu về công cụ.
• Thao tác đơn giản: Các bước thực hiện đơn giản và nhanh chóng.
• Đánh số tự động, liên tục: Bạn chỉ cần thực hiện 1 lần và các số sẽ được tự động cập nhật khi có thay đổi.

Nhược điểm:

• Dữ liệu khó chính xác nếu có hàng trống: Nếu có hàng trống trong dữ liệu, việc đánh số tự động có thể gây ra lỗi.
• Cần đánh số lại từ đầu khi thêm dữ liệu mới: Khi thêm dữ liệu mới vào bảng tính, có thể bạn sẽ cần đánh số lại từ đầu để đảm bảo độ chính xác.

Đánh số tự động trong Google Sheet

Làm cách nào để:

• Bước 1: Nhập liên tiếp các số 1 và 2 vào 2 ô đầu tiên ở cột muốn đánh số.
• Bước 2: Chọn cả hai ô chứa số 1 và 2 mà bạn vừa nhập.
• Bước 3: Đặt con trỏ chuột vào góc dưới cùng bên phải vùng chọn, sau đó giữ chuột và kéo xuống nơi muốn dừng để đánh số cột.

Thêm 1 vào ô số trước đó

Đánh số bằng cách thêm 1 vào ô số trước đó là phương pháp đơn giản và tiện lợi. Dưới đây là những ưu và nhược điểm của phương pháp này, cùng với các bước cần làm theo:

Lợi thế:

• Phương pháp đơn giản, dễ thực hiện: Không cần kiến ​​thức chuyên sâu, phương pháp này dễ hiểu và dễ thực hiện.
• Nhanh chóng: Các bước thực hiện đều nhanh chóng và không mất nhiều thời gian.

Nhược điểm:

• Yêu cầu không có hàng trống trong tập dữ liệu: Việc có các hàng trống trong tập dữ liệu có thể làm cho phương pháp này không chính xác.
• Có nhiều hạn chế: Phương pháp này có thể có nhiều hạn chế khi xử lý các tình huống phức tạp hơn.
• Dễ gây ra lỗi khi xóa bất kỳ cột nào: Việc xóa bất kỳ cột nào cũng có thể gây mất tính liên tục của các số thứ tự.

Thêm 1 vào ô số trước đó

Làm cách nào để:

• Bước 1: Nhập số 1 vào ô đầu tiên cần đánh số, ví dụ ô A2.
• Bước 2: Tại ô A3 (hoặc ô tiếp theo), nhập công thức “=A2+1”. Điều này sẽ tự động thêm 1 vào số của ô trước đó.
• Bước 3: Đặt con trỏ chuột vào góc dưới cùng bên phải vùng chọn, sau đó giữ chuột và kéo xuống nơi muốn dừng để đánh số cột.

Sử dụng hàm ROW để đánh số trong Google Sheet

Dưới đây là những ưu và nhược điểm của phương pháp này, cùng với các bước cần làm theo:

Lợi thế:

• Trả về số hàng đã chọn chính xác dưới dạng số: Hàm ROW trả về số hàng hiện tại trong bảng tính, giúp đánh số chính xác.
• Cách thực hiện đơn giản và dễ dàng với hàm ROW: Sử dụng hàm ROW rất đơn giản và dễ hiểu.

Nhược điểm:

• Trả về đúng số hàng của Google Sheet: Hàm ROW trả về số hàng trong bảng tính chứ không phải số thứ tự của dữ liệu nếu có hàng trống.
• Cần thêm một vài hàm kết hợp để cho ra kết quả chính xác: Đôi khi cần kết hợp hàm ROW với các hàm khác để đảm bảo kết quả chính xác với dữ liệu.
• Vẫn trả về kết quả nếu có hàng trống: Nếu có hàng trống, hàm ROW vẫn trả về kết quả, điều này có thể gây nhầm lẫn trong việc đánh số.

Sử dụng hàm ROW để đánh số trong Google Sheet

Làm cách nào để:

• Bước 1: Đến vị trí cần đánh số trong bảng tính của mình.
• Bước 2: Nhập hàm “=ROW()-1” vào ô muốn hiển thị số serial. Ví dụ: nếu bạn muốn đánh số từ ô A2 trở đi, bạn sẽ nhập “=ROW()-1” vào ô A2.
• Bước 3: Nhấn Enter sau khi nhập hàm rồi nhấn giữ chuột trái và kéo xuống để đánh số ô muốn đánh số.

Sử dụng hàm COUNTA

Dưới đây là những ưu và nhược điểm của phương pháp này, cùng với các bước cần làm theo:

Lợi thế:

• Đếm đúng số ô có dữ liệu: Hàm COUNTA đếm chính xác số ô có dữ liệu trong phạm vi đã chọn, giúp đánh số chính xác.
• Cú pháp hàm đơn giản, dễ sử dụng: Cú pháp của hàm COUNTA rất đơn giản và dễ hiểu.

Nhược điểm:

• Để có kết quả chính xác, bạn cần kết hợp hàm ISBLANK: Để loại bỏ số ô trống, bạn cần kết hợp hàm COUNTA với hàm ISBLANK, điều này làm tăng độ phức tạp của công thức.

Xem thêm : Khám phá các loại Content pillar và cách xây dựng Content pillar hiệu quả

Sử dụng hàm COUNTA

Làm cách nào để:

• Bước 1: Nhập công thức “=IF(ISBLANK(B2),””,COUNTA($B$2:B2)) vào ô muốn hiển thị số serial. Ví dụ: nếu bạn muốn đánh số từ ô B2 trở đi, bạn sẽ nhập công thức này vào ô B2. (Giải thích hàm: Ở đây, hàm IF sẽ giúp bạn kiểm tra xem ô B2 có trống hay không (sử dụng hàm ISBLANK). Nếu ô B2 trống, công thức IF sẽ trả về ô trống; nếu không, nó sẽ đếm tất cả những gì được điền- vào các ô trong phạm vi từ B2 đến ô cần tìm và đưa ra con số chính xác cho từng ô).

Lưu ý: Bạn cần khóa ô đầu tiên trong công thức COUNTA, ở đây là $B$2. Điều này giúp bạn mở rộng dữ liệu cho những lần sau để dữ liệu được chính xác hơn.

• Bước 2: Nhấn Enter sau khi nhập công thức để hiển thị kết quả rồi kéo dữ liệu xuống các ô bên dưới để đánh số cho các ô khác.

Những lưu ý khi đánh số trong Google Sheet

Để tránh những vấn đề phát sinh trong quá trình đánh số trong Google Sheet, bạn hãy lưu ý một số điểm sau:

• Loại bỏ các hàng trống: Trước khi áp dụng đánh số, hãy đảm bảo bạn đã loại bỏ các hàng trống trong dữ liệu của mình. Nếu không, việc đánh số có thể gây hiểu nhầm và không chính xác. Bạn có thể sử dụng chức năng lọc hoặc xóa các hàng trống để thực hiện việc này.
• Cập nhật dữ liệu mới: Khi thêm dữ liệu mới vào bảng tính, bạn nhớ cập nhật cách đánh số. Nếu không, số sê-ri sẽ không liên tục và có thể gây nhầm lẫn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn lại phạm vi dữ liệu và áp dụng lại cách đánh số.
• Kiểm tra định dạng dữ liệu: Trước khi áp dụng đánh số, hãy kiểm tra định dạng dữ liệu của cột chứa số. Đảm bảo cột được định dạng dưới dạng số chứ không phải dưới dạng văn bản hoặc định dạng khác. Nếu không, kết quả đánh số có thể không chính xác và dẫn đến sai sót trong việc sử dụng dữ liệu.
• Kiểm tra lại kết quả: Sau khi áp dụng phương pháp đánh số, hãy kiểm tra lại kết quả để đảm bảo độ chính xác. Hãy xem xét một số dòng dữ liệu và xác nhận rằng các số thứ tự đã được gõ chính xác và liên tục.

Với cách đánh số tuần tự trong Google Sheet mà HR Insider hướng dẫn ở trên, bạn sẽ sắp xếp dữ liệu một cách chính xác và dễ dàng. Hãy áp dụng các phương pháp này và tận dụng tối đa Google Trang tính để cải thiện năng suất của bạn. Chúc bạn thành công!

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng Tasco, tuyển dụng Schneider, tuyển dụng Foxconn, tuyển dụng Meiko, tuyển dụng Karofi, tuyển dụng SCG, tuyển dụng Khu công nghiệp Lễ Môn Thanh Hóa và tuyển dụng Khu công nghiệp Wave Thần 1.

— Nội bộ nhân sự —

Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog