Chữ ký email là gì? Khám phá cách tạo và mẫu chữ ký Email chuyên nghiệp nhất

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là “danh thiếp” của người gửi được đính kèm ở cuối mỗi email gửi đi. Chữ ký email thường chứa tên, thông tin liên hệ và các chi tiết khác mà người gửi muốn chia sẻ với người nhận.

Chữ ký email cũng có thể bao gồm tên đầy đủ, chức vụ, công ty, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ website và các thông tin khác của người gửi tùy theo sở thích cá nhân hoặc yêu cầu công việc. Chữ ký email thường được thêm tự động vào cuối mỗi email thông qua cài đặt trong ứng dụng email.

Tầm quan trọng của chữ ký email

Chữ ký email đóng vai trò quan trọng và là công cụ hữu ích trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Có thể nói rằng, Chữ ký email chuyên nghiệp mang lại lợi ích rất quan trọng trong các chiến dịch marketing, giúp người nhận email nhận diện được thương hiệu.

Một số lợi ích quan trọng khi sử dụng chữ ký trong email bao gồm:

• Thông tin nhận dạng cá nhân và nghề nghiệp: Chữ ký email giúp xác định danh tính và tính chuyên nghiệp của người gửi. Nó cho phép người nhận biết ai đã gửi email và cung cấp thông tin liên hệ cần thiết để liên lạc.
• Xây dựng niềm tin và độ tin cậy: Chữ ký email chứa thông tin liên hệ của người gửi và thông tin chi tiết về công ty. Điều này giúp người nhận cảm thấy yên tâm và tự tin hơn khi nhận được email từ một nguồn đáng tin cậy.
• Quảng bá thương hiệu: Chữ ký email có thể chứa logo, slogan hoặc thông tin quảng cáo nhằm quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm của công ty. Điều này giúp tăng nhận diện thương hiệu và tạo ấn tượng tốt với người nhận.
• Thông tin cần thiết: Chữ ký email có thể cung cấp những thông tin quan trọng như địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ website, giúp người nhận dễ dàng liên hệ hoặc tìm hiểu thêm về người gửi.

Xem thêm >> Cách viết Email ấn tượng, chuyên nghiệp cho bạn

Chữ ký email chuyên nghiệp bao gồm những phần nào?

Một chữ ký email chuyên nghiệp cần phải hoàn thành hai nhiệm vụ: thu hút sự chú ý của người nhận và truyền tải thông tin rõ ràng đến họ. Vì vậy, khi tạo chữ ký email bạn cần phải đáp ứng được những yếu tố cơ bản sau:

• Họ và tên đầy đủ, tên công ty và chức vụ hiện tại của người gửi.
• Thông tin liên hệ cơ bản: số điện thoại, email, link website,…
• Thông tin mạng xã hội: Facebook cá nhân, Facebook, LinkedIn, Skype, Zalo,…
• Hình ảnh: Hình ảnh đẹp, chỉn chu sẽ tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng.
• Logo: Giúp khách hàng nhận biết và ghi nhớ thương hiệu của một cá nhân, doanh nghiệp.

Cách tạo nhanh chữ ký email

Hiện nay, Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp Thường được sử dụng trên các công cụ có sẵn. Bạn chỉ cần tạo chữ ký và nó sẽ tự động được thêm vào cuối nội dung bạn gửi. Dưới đây là một số cách tạo chữ ký email trên các trình duyệt phổ biến hiện nay.

Trên Outlook

• Bước 1: Mở Outlook => click vào “New Email” để tạo email mới.
• Bước 2: Trong menu “Tin nhắn”, chọn “Chữ ký”.
• Bước 3: Bấm vào “Mới…” để tạo chữ ký mới.
• Bước 4: Điền tên cho chữ ký của bạn và nhấn “OK”.
• Bước 5: Điền thông tin muốn hiển thị trong chữ ký email vào ô “Edit signature”. Tùy chỉnh màu sắc, phông chữ, kích thước và thêm hình ảnh/logo theo sở thích hoặc yêu cầu công việc rồi nhấn “OK”.
• Bước 6: Click vào “Signature” và chọn chữ ký vừa tạo để thêm chữ ký vào email.

Trên Gmail

• Bước 1: Mở Gmail và chọn “Cài đặt”.
• Bước 2: Chọn “General” (cài đặt chung), tìm => chọn “Chữ ký” => Nhập nội dung chữ ký muốn tạo vào khung chỉnh sửa.
• Bước 3: Chọn “Save Changes” để lưu thay đổi cài đặt.

Trên HTMLSIG

• Bước 1: Truy cập HTMLSIG và chọn tạo chữ ký miễn phí và trả phí.
• Bước 2: Điền thông tin đầy đủ và chính xác vào các mục tương ứng Main, Social, Disclaimer, Banner,…
• Bước 3: Chọn “Tạo chữ ký” để hoàn tất tạo chữ ký email.

Xem thêm : Cách nói chuyện Telesale với khách hàng khi tư vấn qua điện thoại

Xem thêm >> Cách viết Email tiếng Nhật chuẩn

Trên Hubspot

• Bước 1: Truy cập Hubspot
• Bước 2: Chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu
• Bước 3: Điền thông tin, chỉnh sửa màu sắc, font chữ, kích thước và upload ảnh
• Bước 4: Chọn “Tạo chữ ký” để hoàn tất việc tạo chữ ký email.

Mẹo tạo chữ ký email

Để tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần nắm ngay 3 mẹo sau:

Đơn giản và có thương hiệu

2 yếu tố cần lưu ý khi tạo chữ ký email là phong cách thiết kế và khả năng đọc. Do đó, hãy bắt đầu bằng một chữ ký đơn giản nhưng chứa đựng tất cả thông tin cần thiết. Tránh làm chữ ký của bạn quá dài và không gây ấn tượng với người nhận. Bên cạnh đó, bạn cũng nên bám sát và nhất quán với bộ nhận diện thương hiệu từ màu sắc, bố cục cho đến phông chữ, màu sắc.

Xác định trước phong cách thiết kế

Trước khi tạo chữ ký email, bạn cần xác định trước phong cách thiết kế của mình để hạn chế các lựa chọn. Nhờ đó mà nó giúp bạn tạo chữ ký đẹp nhanh hơn.

Tùy chọn linh hoạt

Hiện nay có rất nhiều mẫu chữ ký email chuyên nghiệp cho bạn lựa chọn. Bạn cũng có thể chỉnh sửa các mẫu chữ ký hiện có cho phù hợp. Việc sử dụng linh hoạt các mẫu chữ ký này sẽ giúp tạo dấu ấn riêng trên nền tảng trực tuyến.

Mẫu chữ ký email chuyên nghiệp

Bạn có thể tham khảo một số mẫu chữ ký email sau đây:

Những điều cần lưu ý khi tạo chữ ký email

Khi tạo chữ ký email, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Đơn giản và dễ đọc: Chữ ký email nên được thiết kế đơn giản và dễ đọc. Tránh sử dụng quá nhiều phông chữ, màu sắc hoặc hình ảnh phức tạp vì điều này có thể làm mất đi tính chuyên nghiệp và gây khó khăn cho việc đọc.
• Thông tin cần thiết: Đảm bảo chữ ký email chứa tất cả các thông tin cần thiết như tên đầy đủ, chức vụ, công ty hoặc tổ chức, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ trang web. Lựa chọn thông tin phù hợp và hợp lý cho mục đích gửi email.

• Logo và hình ảnh: Nếu muốn, bạn có thể thêm logo hoặc hình ảnh vào chữ ký email để tăng khả năng nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng logo và hình ảnh không làm cho chữ ký trở nên quá phức tạp hoặc cản trở việc đọc.
• Liên kết xã hội: Nếu bạn muốn chia sẻ thông tin liên kết đến các trang truyền thông xã hội cá nhân hoặc công ty của bạn, hãy đảm bảo các liên kết đó đang hoạt động và được cập nhật đúng cách.
• Phù hợp với mục đích: Chữ ký email phải phù hợp với mục đích và bối cảnh gửi email. Ví dụ: nếu bạn gửi email trong môi trường chuyên nghiệp, hãy đảm bảo chữ ký email của bạn chuyên nghiệp và không có các yếu tố không phù hợp.
• Kiểm tra hiển thị trên các thiết bị: Trước khi sử dụng chữ ký email, hãy nhớ kiểm tra hiển thị trên các thiết bị và trình đọc email khác nhau để đảm bảo rằng chữ ký hiển thị chính xác và đẹp mắt trên tất cả các nền tảng.
• Kích thước tệp đính kèm: Nếu chữ ký email của bạn chứa hình ảnh hoặc biểu tượng, hãy đảm bảo kích thước tệp đính kèm không quá lớn. Vì nếu file đính kèm quá lớn có thể gây ra vấn đề khi gửi và nhận email.

Xem thêm >> Tạo Email trên điện thoại nhanh chóng và dễ dàng

Phần mềm/website tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Cứu chữ ký email

Email Signature Rescue cung cấp một bộ công cụ để tạo, cài đặt và quản lý chữ ký email HTML. Email Signature Rescue có sẵn hơn 60 mẫu chữ ký và cho phép bạn tùy chỉnh thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh và biểu tượng mạng xã hội, đồng thời hỗ trợ nhiều chương trình và ứng dụng email.

Chữ ký qua thư

Mail-Signatures cung cấp các công cụ tạo chữ ký email chuyên nghiệp. Chữ ký qua Thư cung cấp một thư viện các mẫu chữ ký làm sẵn và cho phép tùy chỉnh các thành phần như hình ảnh, biểu trưng và thông tin liên hệ. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ nhiều chương trình, ứng dụng email phổ biến.

Vải bạt

Canvato cung cấp các tiện ích miễn phí để tạo chữ ký email. Canvato cho phép rút ngắn liên kết, tạo và tạo mã QR chữ ký email. Canvato cung cấp một số mẫu chữ ký làm sẵn và cho phép tùy chỉnh các thành phần như hình ảnh và tên công ty.

Xem thêm >> Tổng hợp 101 mẫu và cách viết Email bằng tiếng Anh mới nhất

Cách thay đổi chữ ký email

Trên Outlook

• Bước 1: Đăng nhập Outlook => chọn “File” trên thanh công cụ.
• Bước 2: Chọn “Tùy chọn”
• Bước 3: Chọn “Thư” trong cửa sổ “Tùy chọn”. Tại dòng “Tạo hoặc sửa chữ ký cho tin nhắn”, chọn “Chữ ký”.
• Bước 4: Chỉnh sửa chữ ký tại mục “Select signature to edit” trong hộp thoại “Signatures and Stationery”.

Trên Gmail

• Bước 1: Mở ứng dụng Gmai => chọn “Cài đặt” => chọn “Xem tất cả cài đặt”.
• Bước 2: Chọn General” => chọn “Signature” => Click vào chữ ký bạn muốn thay đổi
• Bước 3: Chọn “Lưu thay đổi” ở cuối trang.
• Bước 4: Chỉnh sửa chữ ký muốn thay đổi ở phần “Edit Signature” => Chọn “OK” để hoàn tất.

Với những thông tin vừa chia sẻ qua bài viết trên, HR Insider hy vọng sẽ cung cấp cho bạn những kiến ​​thức hữu ích về chữ ký emailcách tạo và lấy mẫu chữ ký chuyên nghiệp. Hãy tạo cho mình một chữ ký email chuyên nghiệp để từng bước quảng bá thương hiệu cá nhân một cách hiệu quả nhất!

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: Tuyển dụng Phe La, tuyển dụng Juno, tuyển dụng Olam, tuyển dụng Unilever, tuyển dụng Công ty Masan, tuyển dụng Mixue, tuyển dụng CP và tuyển dụng ABC Bakery.

— Nội bộ nhân sự —Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog