Chi tiết quy trình chấm công tính lương chuẩn cho doanh nghiệp

Trong các công ty, để đảm bảo sự công bằng, minh bạch và lợi ích cho nhân viên, bộ phận quản lý và nhân sự cần thiết lập quy trình chấm công, tính lương hiệu quả. Vậy quy trình chấm công tính lương tiêu chuẩn là gì và bao gồm những bước nào? Những thông tin dưới đây từ HR Insider sẽ giải thích rõ ràng.

1. Quy trình chấm công tính lương là gì?

Quy trình chấm công tính lương là một nghiệp vụ kế toán quan trọng trong công ty. Đây cũng được coi là yếu tố thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên và giữ chân nhân tài.

Bạn đang xem: Chi tiết quy trình chấm công tính lương chuẩn cho doanh nghiệp

Sau khi nhận được thông tin từ quá trình tuyển dụng, bộ phận nhân sự bắt đầu theo dõi thời gian làm việc, nghỉ ốm, về muộn, về sớm của nhân viên… Sau đó, tổng hợp thành bảng chấm công vào cuối tháng rồi tiến hành. để tính lương. Bộ phận nhân sự in hoặc gửi email lương cho nhân viên để kiểm tra và thanh toán.

Quá trình xét duyệt phiếu lương tại các công ty thường diễn ra theo 2 cách:

• Sau khi chấm công, nhân sự gửi bản tổng hợp bảng chấm công cho mọi người để đối chiếu, xác nhận rồi xuất báo cáo lương gửi ban giám đốc công ty. Sau đó, bảng lương được gửi cho mọi người để kiểm tra lần thứ hai.
• Bộ phận nhân sự tổng hợp bảng chấm công, bảng lương cho từng người. Nếu có sai sót thì mọi người sẽ phản hồi lại bộ phận nhân sự để có những điều chỉnh hợp lý và trình lên ban giám đốc.

2. Chấm công tính lương chuẩn mang lại những gì?

Chấm công là công việc có mặt ở hầu hết các công ty, doanh nghiệp. Quy trình chấm công tính lương sẽ bao gồm các hoạt động diễn ra trước và sau thời gian chấm công. Từ đó lập kế hoạch và tiến hành quá trình kiểm kê, tính lương cho toàn bộ nhân viên trong tổ chức. Hoạt động chấm công, tính lương mang lại những lợi ích cụ thể sau:

Nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực

Quá trình sử dụng máy chấm công chuẩn là hoạt động tạo ra những sai sót chính xác nhất hoặc ít nhất về kết quả giờ làm việc, công việc của nhân viên,… Việc chấm công, tính lương còn giúp công ty tạo ra một hệ thống chấm công. Lương liên tục và hiệu quả. Đồng thời giúp giảm chi phí, thời gian và nguồn lực cho công ty trong việc quản lý nhân sự. Qua đó, các hoạt động như tổng hợp lương, lập báo cáo,… sẽ diễn ra nhanh chóng.

Giảm thiểu sai sót

Việc chấm công còn được coi là bằng chứng cho thấy nhân viên được công ty ghi nhận nỗ lực và những lợi ích họ nhận được. Nếu quá trình chấm công không chính xác sẽ gây ra rủi ro, sai sót trong quá trình tổng hợp, quyết toán… Điều này sẽ liên tục ảnh hưởng đến các hoạt động khác và công ty sẽ phải tốn rất nhiều thời gian, công sức để xử lý. .

Tiết kiệm nguồn lực và chi phí

Nhờ quy trình chấm công chuẩn, công ty sẽ đưa ra những quy định hợp lý để đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu, hiểu và tuân thủ. Quá trình đó tạo ra kế hoạch chấm công kỹ lưỡng, cải thiện quy trình làm việc chuyên nghiệp tại văn phòng và tạo ra văn hóa làm việc tích cực cho công ty.

Xem thêm : Hướng dẫn chi tiết 5 cách gạch ngang chữ trong excel

Hàng tháng, công ty bạn sẽ tổng kết công việc của nhân viên và bắt đầu quá trình trả thưởng. Nếu quy trình đó không đạt tiêu chuẩn sẽ dễ gây ra những hậu quả liên quan, tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc để giải quyết. Không những vậy, điều này còn khiến nhân viên mất niềm tin vào công ty vì thiếu tính chuyên nghiệp và chính xác.

Là cơ sở dữ liệu để tính lương dễ dàng hơn

Dựa trên quy trình chấm công tính lương chuẩn, công ty sẽ thuận tiện nhận dạng và tính toán nhanh chóng, cụ thể cho từng nhân viên. Qua đó, tạo sự rõ ràng, minh bạch về lương, thưởng hay các hình phạt khác.

Ngoài ra, hệ thống văn bản, bảng biểu, thời gian làm việc của nhân viên cũng được báo cáo rõ ràng, minh bạch. Ban lãnh đạo cũng có thể tăng cường sự gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp, có được một nguồn nhân lực đoàn kết và vững chắc để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn.

3. Quy trình chấm công, tính lương chính xác nhất

Dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình chấm công tính lương chuẩn nhất:

Cập nhật lương và chế độ rõ ràng cho nhân viên

Hầu hết các công ty đều thông báo cho nhân viên về mức lương, tiền thưởng và phúc lợi ngay từ những ngày đầu tiên đi làm. Nếu lương và chế độ thay đổi so với trước, bộ phận nhân sự trong công ty phải điều chỉnh, thay thế dữ liệu rồi cập nhật bảng lương.

Xác định mức lương thực tế

Tiếp theo, quá trình chấm công tính lương sẽ dựa trên các thông tin về lương cơ bản, lương tăng ca, chủ nhật, ngày lễ,… để nhân viên nhân sự tính lương thực tế cho toàn bộ nhân viên.

Xác định tiền thưởng và các khoản khấu trừ

Người phụ trách chấm công, tính lương sẽ xác định các khoản khấu trừ bao gồm phí bảo hiểm, tiền công đoàn, tiền tạm ứng, bồi thường thiệt hại, trách nhiệm pháp lý, chức vụ, v.v.

In và kiểm tra bảng lương

In bảng lương, kiểm tra bảng lương dựa trên số giờ làm việc trong tháng và mức lương bình quân của từng bộ phận:

Xem thêm : 1987 năm nay bao nhiêu tuổi? Học lớp 1 khi nào?

Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, nhân viên tính lương sẽ chuyển bảng lương cho trưởng bộ phận nhân sự phê duyệt và ký. Trưởng phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm trình bảng lương lên ban giám đốc xem xét, phê duyệt.

In phiếu lương và trả lương để hoàn tất quá trình chấm công tính lương

Sau khi ban giám đốc công ty duyệt bảng lương, người phụ trách khâu chấm công tính lương sẽ in bảng lương, gửi bảng lương cho bộ phận kế toán để thanh toán và chuyển lương cho toàn thể nhân viên. Bộ phận kế toán sẽ có trách nhiệm làm thủ tục và gửi tiền lương vào ngân hàng theo quy định.

Trong quá trình trả lương, nếu có thắc mắc về tiền lương thì bên trả lương và người nhận lương sẽ ngồi lại giải quyết đảm bảo chính xác, công bằng. Đồng thời, khi hoàn thành các bước trên, kế toán sẽ ghi sổ sách, lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc chấm công tính lương như phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, phiếu chi. tiền công.

4. Những lưu ý quan trọng trong quá trình chấm công tính lương

Công ty cần có những quy định rõ ràng, cụ thể về quy trình chấm công. Ví dụ, khi một nhân viên có thắc mắc về ngày làm việc của họ và muốn giải quyết, họ phải đưa ra yêu cầu và gửi đến bộ phận nhân sự để giải quyết. Công ty cũng cần đưa ra các hình phạt nếu nhân viên không thực hiện đúng quy trình. Trường hợp nhân viên phát hiện thiếu giờ, ngày làm việc thì phải gửi ngay yêu cầu xác nhận chấm điểm theo quy định để bộ phận nhân sự xem xét, sửa đổi. Quá trình chấm công cần phải minh bạch, rõ ràng.

Với quy trình tính lương được HR Insider chia sẻ trên đây, hy vọng quý công ty đã nhận được những thông tin hữu ích để thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn. Rất nhiều thông tin về ngành nghề, nhân sự, mẹo phỏng vấn,… được cập nhật liên tục trong danh mục HR Insider của Nguyễn Tất Thành, đừng bỏ lỡ nhé!

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng Công ty giày da Sóc Trăng, tuyển dụng công ty Nhật tại Amata, tuyển dụng Nhựa Long Thành, tuyển dụng Duy Tân, tuyển dụng Quanta Nam Định, tuyển dụng công ty Sơn Jotun, tuyển dụng Unicharm và tuyển dụng Lixil.

Xem thêm: Lương Net, Lương Gross là gì? Bật mí cách quy đổi lương Net sang Gross

— Nội bộ nhân sự —Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog