Chi phí tiền lương hợp lý cần những chứng từ, hồ sơ gì?

Chi phí tiền lương là khoản bắt buộc của doanh nghiệp, thường không có hóa đơn tài chính. Vậy để chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp thì công ty phải đáp ứng điều kiện gì?

Chi phí tiền lương là bắt buộc trong doanh nghiệp, không có hoá đơn tài chính

I. Chi phí lương hợp lệ tại doanh nghiệp là bao nhiêu?

Chi phí tiền lương không chỉ bao gồm lương cơ bản cho mỗi người lao động mà còn bao gồm các khoản phúc lợi, phụ cấp, Bảo hiểm xã hội… bổ sung để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Chi phí tiền lương cụ thể như sau.

• Chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động
• Chi phí đồng phục nhân viên bằng hiện vật và tiền mặt
• Chi phí khen thưởng các sáng kiến, cải tiến
• Phụ cấp đi lại và nghỉ mát
• Chi phí bổ sung
• Chi phí bảo hiểm cho nhân viên
• Thanh toán trợ cấp thất nghiệp
• Các chi khác dành cho phúc lợi người lao động: hỗ trợ thiên tai và người lao động có hoàn cảnh khó khăn

Chi phí tiền lương bao gồm các khoản nhỏ liên quan khác

II. Cần những giấy tờ gì để hoàn thiện chi phí tiền lương hợp lệ?

Căn cứ Điều 2 Khoản 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về thuế thu nhập cá nhân, chi phí của người lao động được quy định cụ thể. Doanh nghiệp có thể dựa vào các điều khoản để hoàn thiện các văn bản tương ứng.

1. Mức lương, tiền công, chi thưởng hợp lệ

Theo quy định tại Thông tư 96/TT-BTC thì “Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa chi trả”. hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.”

Theo đó, hồ sơ hợp lệ để hạch toán đúng chi phí tiền lương cần phải có:

• Hợp đồng lao động ký tại doanh nghiệp
• Hồ sơ nhân viên
• Bảng chấm công theo tháng
• Bảng thanh toán lương.
• Phiếu trả lương hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.

Ngoài ra, đảm bảo các khoản chi này được tính là khoản chi hợp lệ trả cho người lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Văn bản hợp pháp hóa các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng hợp lệ

2. Chi phí bảo hiểm cho người lao động

Theo quy định tại điểm 2.6 Điều 4 Thông tư 96/TT-BTC, đối với các chi phí liên quan đến bảo hiểm cho người lao động thì điều kiện, mức hưởng sẽ không được ghi cụ thể vào một trong các văn bản. hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định phù hợp với quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”

Trên cơ sở đó, hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị để hoàn thiện chi phí tiền lương hợp lệ cần bao gồm:

• Hợp đồng lao động
• Quy chế tiền lương, quy chế tài chính, quy chế thưởng của Doanh nghiệp
• Bảng thanh toán lương, thưởng

Các chi phí liên quan đến bảo hiểm cho người lao động không có điều kiện cụ thể được liệt kê

3. Chi phí trang phục bằng hiện vật

Chi mua quần áo bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. và vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm. Khi đó doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để hợp thức hóa chi phí tiền lương hợp lệ như sau:

• Bảng thanh toán trang phục (tiền mặt)
• Hóa đơn, chứng từ (đối với mặt hàng)

4. Chi phí khen thưởng các sáng kiến ​​và cải tiến

Đối với các khoản chi khen thưởng sáng kiến, cải tiến của người lao động mà doanh nghiệp chưa có quy định cụ thể hoặc hội đồng tiếp thu sáng kiến ​​thì phải hợp pháp hóa văn bản. Theo đó, để hợp pháp hóa các văn bản liên quan đến chi phí thưởng sáng kiến, công ty cần phải có hội đồng nghiệm thu sáng kiến ​​và có văn bản quy định cụ thể về khoản chi phí đó.

Hợp pháp hóa các văn bản liên quan đến chi phí khen thưởng sáng kiến ​​cần hội đồng phê duyệt sáng kiến

5. Chi phí đi lại, nghỉ mát

Các khoản phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu không có đủ hóa đơn, chứng từ. Trường hợp doanh nghiệp có hợp đồng đi lại, ăn ở, trợ cấp cho người lao động đi công tác nhưng chưa thực hiện theo quy định tài chính hoặc quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Theo đó, nếu doanh nghiệp có chi phí đi lại, nghỉ phép thì cần có quy chế tài chính hoặc quy định nội bộ riêng (quy định cụ thể thời gian và mức chi phí) kèm theo giấy thông hành. đường, quyết định cử anh ta đi công tác. Ngoài ra, khi làm kế toán doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ hợp lệ sau:

• Hóa đơn, chứng từ do nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ phát hành.
• Bảng kê chi phí trả lương đầy đủ cho người lao động.

Trường hợp người lao động đi công tác và phát sinh chi phí trên 20 triệu, tiền vé máy bay… và thanh toán bằng thẻ ngân hàng cá nhân thì được coi là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và được tính vào chi phí. được khấu trừ nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ phù hợp do nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa phát hành;
• Có văn bản quyết định cử người đi công tác
• Quy định tài chính hoặc quy định nội bộ của doanh nghiệp cho phép thanh toán bằng thẻ cá nhân.

Các khoản trợ cấp đi lại, nghỉ phép cũng cần được hợp pháp hóa

6. Chi trả trợ cấp thất nghiệp

Chi trả trợ cấp mất việc làm được quy định tại Điều 47 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14. Theo đó, người sử dụng lao động chi trả trợ cấp thất nghiệp cho người lao động đã làm việc thường xuyên từ 12 tháng trở lên bị mất việc làm theo quy định tại khoản 11 Điều 34 của Bộ luật này mỗi ngày. Mỗi năm làm việc được trả 01 tháng lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng lương. Đồng thời, tiền lương để tính trợ cấp thất nghiệp là mức lương bình quân của 6 tháng liên tục theo hợp đồng lao động trước khi người lao động mất việc.

7. Chi phí bổ sung

Các chi phí bổ sung cho người lao động được tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Chi phí đào tạo nghề cho lao động nữ chỉ áp dụng trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp theo kế hoạch phát triển của công ty.
• Chi phí tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho lao động nữ
• Chi phí tiền lương, phụ cấp cho giáo viên mầm non, mẫu giáo do doanh nghiệp tổ chức và quản lý.
• Chi phí đào tạo sau sinh
• Trợ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ vì những lý do như sau khi sinh con không được nghỉ…

8. Chi phí hợp lệ là lợi ích trực tiếp cho người lao động

Các khoản chi này được loại trừ nếu không đủ hồ sơ hợp lệ, chi phí thực tế vượt quá dự toán chi cho người lao động hoặc các khoản chi phúc lợi khác không chính xác. Trong trường hợp này, kế toán viên cần phải tuân thủ các điều kiện sau:

Xem thêm : Top công cụ tính thuế thu nhập cá nhân 2024 từ tiền lương, tiền công

Các chi phí phải phù hợp với các khoản phụ cấp: hiếu thảo và cưới hỏi theo quy định của người lao động; nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, đào tạo, hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch bệnh, tai nạn, ốm đau, khen thưởng con cái, hỗ trợ chi phí đi lại các dịp lễ, Tết cho người lao động; Bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm…

Các khoản chi này bình quân không quá 1 tháng lương bình quân thực tế.

Có đủ giấy tờ chứng minh chi phí hợp lý, quyết định nghỉ việc có thưởng cho nhân viên… Giấy tờ xác nhận bao gồm: sự thấu hiểu, niềm vui, giấy khen và hóa đơn hỗ trợ cho nhân viên.

Tóm lại, để hợp pháp hóa chi phí tiền lương, phụ cấp và chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu, bằng chứng sau:

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán viên cũng cần lưu ý những điều sau:

Kiểm tra tài khoản 334:

• Số dư đầu kỳ Tài khoản 334 = Số dư đầu kỳ Tài khoản 3334 trên bảng cân đối kế toán phát sinh
• Tổng thu nhập phát sinh trong kỳ = Tổng thu nhập phát sinh trên Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + Làm thêm giờ)
• Tổng số nợ phát sinh trong kỳ = Tổng số đã trả + Các khoản khấu trừ (Bảo hiểm) + tạm ứng
• Tổng dư nợ tín dụng cuối kỳ = Tổng dư nợ tín dụng cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán

Kế toán cần kiểm tra số liệu trên bảng lương có khớp với số liệu trên tờ khai thuế TNCN hay không. Các dữ liệu được xem xét như thông tin cá nhân của nhân viên, hợp đồng lao động, phụ cấp, v.v.

Để đảm bảo chi phí tiền lương được tính toán hợp lý, hợp pháp, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, hồ sơ cần thiết. Các tài liệu này bao gồm hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, cùng với chứng từ bảo hiểm và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Ngoài ra, công ty cũng nên lưu trữ cẩn thận hồ sơ quyết toán để dễ dàng kiểm tra khi cần thiết.

Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc liên quan đến tài chính hoặc kế toán, các nền tảng như trang web tìm kiếm việc làm có thể giúp bạn tìm được công việc phù hợp. Đặc biệt, với những doanh nghiệp lớn như tuyển dụng TTI, cơ hội dành cho những ứng viên có kinh nghiệm và tay nghề cao sẽ càng rộng mở hơn.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm việc làm theo khu vực, vui lòng tham khảo các vị trí công việc sau:

Chi phí tiền lương cần phải được kê khai chi tiết, đầy đủ các giấy tờ, điều khoản, tài liệu liên quan để đảm bảo tính minh bạch, công bằng cho người lao động. Đồng thời, doanh nghiệp không phải chịu nhiều vấn đề pháp lý.

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: Tuyển Stella, Tuyển bệnh viện 115, Tuyển bệnh viện Hoàn Mỹ, Tuyển dụng Zuellig Pharma, Nha khoa Kim, Tuyển bệnh viện Phương Đông, Bệnh viện Sun Group tuyển dụng, Tuyển dụng Bệnh viện TP.HCM.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tính lương theo sản phẩm chi tiết, cụ thể năm 2023

— Nội bộ nhân sự —Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog