Cách viết thư cho lãnh đạo chuyên nghiệp và ấn tượng

Giao tiếp với cấp trên thực sự không hề dễ dàng với một nhân viên. Có thể một sai sót nhỏ sẽ khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp bắt buộc, bạn cần bàn bạc và viết thư cho lãnh đạo của mình. Vậy làm thế nào để viết thư cho lãnh đạo sao cho chuyên nghiệp và ấn tượng? Hãy cùng xem ngay bài viết sau đây nhé.

1. Những trường hợp cần viết thư cho lãnh đạo

Trước khi tìm hiểu cách viết thư cho lãnh đạo, bạn nên biết mình nên áp dụng phương pháp giao tiếp này trong những tình huống nào. Tại nơi làm việc, việc liên hệ với người giám sát của bạn nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào là điều khá phổ biến. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn có thể viết thư cho sếp của mình:

Bạn đang xem: Cách viết thư cho lãnh đạo chuyên nghiệp và ấn tượng

• Yêu cầu về thời gian nghỉ
• Muốn nhờ giúp đỡ trong công việc
• Đặt câu hỏi liên quan đến nơi làm việc
• Cung cấp và xác nhận một nhiệm vụ đã hoàn thành
• Đề nghị gia hạn thời hạn giao việc
• Cảm ơn và bày tỏ lòng biết ơn của bạn
• Chia sẻ thông tin quan trọng về một nhiệm vụ hoặc dự án nhất định.

2. Cách viết thư cho lãnh đạo chuyên nghiệp

Dưới đây là cách viết thư gửi lãnh đạo mà bạn có thể tham khảo trong các trường hợp trên:

2.1 Xác định rõ mục đích viết thư cho lãnh đạo

Trước khi viết thư cho sếp, bạn cần xác định lý do tại sao bạn cần liên hệ với người giám sát của mình. Điều này có thể giúp bạn đi đúng hướng trong khi viết nội dung thư. Ngoài ra, điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả các ý tưởng và thông tin liên quan đến nội dung bạn muốn truyền tải đều được đưa vào. Ví dụ: Nếu bạn muốn được yêu cầu thay đổi thời hạn cho dự án mà bạn đang tham gia, hãy đảm bảo thông tin bao gồm thời hạn trước đó, thời hạn gia hạn được yêu cầu và lý do thay đổi mới cũng như lý do. do thay đổi.

2.2 Cách viết lời giới thiệu gọn gàng

Bước tiếp theo khi viết thư cho người lãnh đạo là viết phần giới thiệu kỹ lưỡng. Dòng chủ đề của bức thư nên tóm tắt ngắn gọn lý do bạn gửi thư. Bao gồm dòng chủ đề có liên quan giúp người nhận hiểu những gì mong đợi và ưu tiên các email dựa trên mức độ và mức độ khẩn cấp.

Dưới đây là một số ví dụ về dòng chủ đề bạn có thể đưa vào email gửi người giám sát của mình:

• [Tên dự án hoặc nhiệm vụ] hoàn thành vào [ngày]
• Câu hỏi về [chủ đề]
• Yêu cầu thời gian nghỉ từ [ngày] đến [ngày]
• Yêu cầu gia hạn cho [tên dự án]
• Cảm ơn bạn vì [lý do]

Xem thêm : Con gái có nên học công nghệ thông tin không? Tại sao?

Sau lời chào là dòng đầu tiên trong email của bạn, ngay sau dòng chủ đề. Cần phải xác định chính xác tên và chức danh của người lãnh đạo của bạn.

Nếu người lãnh đạo của bạn thích được gọi bằng tên, đó là cách bạn có thể xưng hô với họ trong thư của mình. Nếu bạn không chắc chắn về tên và chức danh mà người giám sát của bạn thích, bạn có thể sử dụng họ của sếp.

Ví dụ:

• Thưa anh Tuấn Nguyễn
• Chào chị Lân
• Chào anh Trần
• Chị thân mến
• Thưa ông/bà

2.3 Nêu rõ lý do viết thư

Sau lời chào hỏi, trong câu mở đầu, hãy nêu lý do tại sao bạn lại gửi thư cho lãnh đạo ngay lập tức. Bắt đầu bức thư bằng cách nêu lý do của bạn một cách ngắn gọn và rõ ràng. Dưới đây là một số ví dụ về câu mở đầu:

• Tôi gửi lá thư này để cảm ơn bạn vì [lý do].
• Tôi đang liên hệ với bạn để xác nhận điều đó [tên nhiệm vụ hoặc dự án] đã được hoàn thành vào [ngày và giờ].
• Tôi muốn yêu cầu thời gian nghỉ từ [ngày] đến [ngày].
• Nhóm của tôi và tôi muốn yêu cầu gia hạn [tên nhiệm vụ hoặc dự án] từ [thời hạn ban đầu] sang trọng [thời hạn mới].

2.4 Đề cập rõ ràng những công việc cần xử lý

Vui lòng cung cấp thông tin chi tiết và giải thích lý do tại sao bạn viết thư cho lãnh đạo. Sẽ rất hữu ích khi đưa ra lời giải thích để sếp của bạn hiểu được bối cảnh của tình huống. Dưới đây là một số ví dụ:

• Điều này quan trọng vì [cung cấp lý do].
• Sự giúp đỡ của bạn rất hữu ích [giải thích lợi ích].
• Sự thay đổi này là cần thiết vì [cung cấp lý do].

Sau khi được giải thích, hãy cung cấp thông tin về các nhiệm vụ bạn cần người giám sát hoàn thành khi xem xét thư của bạn. Điều này bao gồm việc phê duyệt các đề xuất dự án hoặc thay đổi thời hạn, kiểm tra các phúc lợi về thời gian nghỉ phép của bạn hoặc đưa ra các quyết định liên quan đến dự án.

Ví dụ:

• Sau khi xem xét thông tin đính kèm, vui lòng [mô tả các hành động cần thiết].
• Xin vui lòng cho tôi biết [thông tin về chủ đề].

Đề cập rõ ràng những công việc cần xử lý

2.5 Chốt thư một cách chuyên nghiệp

Kết luận là những dòng cuối cùng của bức thư. Đây là nơi bạn có thể cảm ơn lãnh đạo của mình vì đã dành thời gian nhận tin nhắn. Bạn nên nhắc lại những thông tin quan trọng hoặc mời họ đặt những câu hỏi liên quan đến nội dung bức thư bạn gửi. Dưới đây là một số ví dụ về phần kết thúc thư chuyên nghiệp hơn:

• Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét email này.
• Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
• Bạn có thể liên hệ với tôi nếu bạn có thêm câu hỏi hoặc để biết thêm thông tin.

3. Một số mẹo viết thư gửi lãnh đạo chuyên nghiệp hơn

Dưới đây là một số mẹo bạn có thể sử dụng khi soạn thảo email cho sếp:

• Viết thư ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin: Nội dung thư viết cho lãnh đạo cần ngắn gọn, có sửa chữa và lược bỏ những thông tin không cần thiết. Hãy cố gắng sử dụng những câu văn ngắn gọn, dễ hiểu, đơn giản để truyền tải thông điệp đến lãnh đạo của bạn, giúp họ nhanh chóng hiểu được ý tưởng bạn muốn truyền tải.
• Sử dụng email công việc: Nếu gửi thư qua email, tốt nhất bạn nên sử dụng email công việc để thể hiện sự chuyên nghiệp và đảm bảo lãnh đạo có thể nhận được thư kịp thời. Bởi một số nơi làm việc sẽ lọc email từ tài khoản cá nhân, từ đó dẫn đến bỏ sót email.
• Đảm bảo thông điệp dễ hiểu: Lãnh đạo của bạn có thể sẽ nhận được nhiều email khác nhau trong ngày, vì vậy hãy đảm bảo thông điệp của bạn thực sự dễ hiểu trong trường hợp họ cần đọc lướt hoặc đọc nhanh. Bạn có thể nhờ một đồng nghiệp đáng tin cậy đọc qua để xem họ có thể hiểu dễ dàng không.
• Hiệu đính: Trước khi gửi thư, hãy đọc lại nó để tìm lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và các vấn đề về định dạng email. Việc gửi một email không có lỗi cho lãnh đạo của bạn thể hiện tính chuyên nghiệp và đảm bảo thông điệp bạn muốn truyền tải được dễ hiểu.

Trên đây là cách viết thư gửi lãnh đạo chuyên nghiệp mà chúng tôi muốn gửi đến các bạn. Chúng tôi mong rằng trong những trường hợp trên, các bạn có thể dễ dàng viết thư hơn cũng như truyền tải được những nội dung cần thiết mà bạn mong muốn đến lãnh đạo của mình, đảm bảo bức thư có văn phong phù hợp. , chính xác và truyền tải thông tin một cách hiệu quả. Cảm ơn các bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết của chúng tôi. Nếu bạn quan tâm đến chủ đề tương tự, hãy theo dõi để cập nhật thêm nhiều bài viết từ Nguyễn Tất Thành nhé!

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng Mắt Bão, tuyển dụng Funtap, tuyển dụng Megas, tuyển dụng MFast, tuyển dụng MISA, tuyển dụng Savvycom, tuyển dụng Giải pháp Viettel, tuyển dụng Hệ thống thông tin FPT.

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog