Cách viết Email phản hồi gây ấn tượng từ chữ đầu tiên

Khi bạn nhận được bất kỳ email quan trọng nào, điều bạn cần làm là trả lời. Bằng cách này, bạn sẽ cho người khác thấy sự chuyên nghiệp của mình và tạo ấn tượng. Để làm được điều đó, HR Insider xin bật mí cách viết email phản hồi ngay cho bạn với nội dung dưới đây. Hãy cùng theo dõi ngay bây giờ nhé!

Những lưu ý khi viết email phản hồi

Hiểu rõ mục đích và người nhận

Trước khi bạn bắt đầu viết email phản hồi, hãy xác định rõ ràng mục đích của bạn và hiểu người nhận. Điều này giúp bạn tập trung vào nội dung cần truyền tải và lựa chọn từ ngữ phù hợp.

Bạn đang xem: Cách viết Email phản hồi gây ấn tượng từ chữ đầu tiên

Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp

Viết email phản hồi là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự của bạn. Sử dụng ngôn ngữ nghiêm túc, tránh sử dụng ngôn ngữ lỏng lẻo hoặc không chính xác. Sử dụng các câu ngắn gọn, rõ ràng và tránh những thuật ngữ kỹ thuật không cần thiết.

Những điều cần lưu ý khi viết email phản hồi

Sắp xếp và cấu trúc email rõ ràng

Điều quan trọng là sắp xếp và cấu trúc phản hồi email của bạn một cách rõ ràng để người đọc có thể hiểu nội dung một cách dễ dàng. Sử dụng định dạng đoạn văn phù hợp, chia nội dung thành các đoạn văn ngắn và sử dụng tiêu đề để phân loại thông tin. Điều này giúp người nghe dễ dàng nắm bắt được ý chính.

Chú ý đến độ dài và định dạng email

Độ dài của email phản hồi nên được giữ ở mức tối thiểu và tập trung vào vấn đề chính. Sử dụng định dạng đơn giản, dễ đọc với các dòng ngắn và cách trình bày thông tin trực quan. Sử dụng tiêu đề và đánh số để phân loại thông tin, giúp người đọc dễ dàng tìm thấy những thông tin cần thiết.

Bố cục của một email phản hồi

Dòng tiêu đề email hấp dẫn và ngắn gọn

Trong cách viết email phản hồi Tiêu đề là yếu tố quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận. Hãy chắc chắn rằng tiêu đề của bạn ngắn gọn và gợi lên sự tò mò. Sử dụng những từ ngữ hấp dẫn và liên quan đến nội dung chính của email.

Chào hỏi và giới thiệu bản thân (nếu cần)

Bắt đầu email bằng lời chào nồng nhiệt để tạo cảm giác gần gũi với người nhận. Nếu cần, hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân để người nhận hiểu rõ bạn là ai và tại sao bạn gửi email.

Nội dung email: trả lời câu hỏi/chủ đề cụ thể, cung cấp thông tin cần thiết

Trong phần nội dung email, hãy trả lời câu hỏi hoặc chủ đề cụ thể mà người nhận đã đề cập. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu. Nếu cần, hãy cung cấp thêm thông tin hoặc hướng dẫn.

Bố cục của một email phản hồi

Lời kết và lời chào bế mạc

Xem thêm : Danh sách Top 15 Quán ăn hấp dẫn tại phố Tô Hiệu, Hà Nội

Kết thúc email bằng cách tóm tắt nội dung chính và đưa ra kết luận hoặc hướng dẫn thêm. Sau đó, sử dụng lời chào kết thúc lịch sự như “Trân trọng”, bao gồm tên và thông tin liên hệ của bạn nếu cần.

Mẫu phản hồi email phổ biến

Mẫu email xác nhận/tiếp nhận thông tin:

Chủ đề: Xác nhận/tiếp nhận thông tin về [Chủ đề/Đề mục]

Kính thưa [Tên người nhận],

Tôi gửi email này để xác nhận rằng tôi đã nhận được thông tin của bạn [Chủ đề/Đề mục]. Tôi cảm ơn bạn rất nhiều vì đã chia sẻ thông tin này với chúng tôi.

Chúng tôi sẽ xem xét và xử lý thông tin một cách cẩn thận. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, xin vui lòng liên hệ với tôi. Tôi sẵn sàng giúp đỡ.

Trân trọng,[Tên của bạn][Thông tin liên hệ]

Mẫu email phản hồi từ chối hoặc hủy:

Chủ đề: Từ chối/Hủy [Chủ đề/Đề mục]

Xem thêm : Cách đặt tên file CV chuyên nghiệp, phù hợp tiêu chuẩn tuyển dụng

Lời chào [Tên người nhận],

Tôi gửi email này để thông báo với bạn rằng chúng tôi không thể đáp ứng yêu cầu của bạn [Chủ đề/Đề mục]. Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này và hiểu rằng điều này có thể gây thất vọng.

Chúng tôi đã xem xét cẩn thận yêu cầu của bạn, nhưng do [lý do từ chối/hủy bỏ]chúng tôi không thể tiếp tục với yêu cầu này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác hoặc cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi. Tôi sẵn sàng giúp đỡ.

Trân trọng,[Tên của bạn][Thông tin liên hệ]

Email phản hồi yêu cầu hợp tác hoặc đề xuất:

Đề tài: Đề xuất hợp tác/Đề xuất về [Chủ đề/Đề mục]

Xem thêm : Cách đặt tên file CV chuyên nghiệp, phù hợp tiêu chuẩn tuyển dụng

Lời chào [Tên người nhận],

Tôi đã đọc email của bạn về yêu cầu hợp tác/đề xuất [Chủ đề/Đề mục] và rất quan tâm đến nội dung bạn đề cập.

Tôi muốn xác nhận rằng chúng tôi quan tâm và đang xem xét đề nghị của bạn một cách cẩn thận. Chúng tôi sẽ cung cấp phản hồi chi tiết và đề xuất các bước tiếp theo sớm nhất có thể.

Trân trọng,[Tên của bạn][Thông tin liên hệ]

Như vậy, HR Insider đã tổng hợp thông tin đầy đủ về cách viết email phản hồi trong mọi tình huống. Hy vọng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn thể hiện được tính chuyên nghiệp và tạo ấn tượng với người nhận Email. Chúc bạn thành công!

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng CGV, tuyển dụng AEON MALL, tuyển dụng Vincom, tuyển dụng Ministop, tuyển dụng GS25, tuyển dụng Emart Gò Vấp, tuyển dụng Vinhome và tuyển dụng Lotte.

— Nội bộ nhân sự —

Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog