Cách thu hồi Email đã gửi nhanh chóng và hiệu quả

Bạn vô tình gửi email thiếu thông tin hoặc gửi nhầm email và muốn lấy lại nhưng chưa biết làm thế nào? Đừng lo, Nguyễn Tất Thành HR Insider sẽ hướng dẫn bạn cách thu hồi email đã gửi một cách đơn giản, bảo vệ quyền riêng tư của bạn một cách an toàn.

Email có thể được thu hồi sau khi gửi không?

Việc gửi email có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào từng trường hợp cụ thể. Mỗi ứng dụng email đều có những tính năng và hạn chế riêng.

Bạn đang xem: Cách thu hồi Email đã gửi nhanh chóng và hiệu quả

Ví dụ: một số ứng dụng cho phép bạn gọi lại email trong một khoảng thời gian nhất định sau khi gửi, nhưng cũng có những ứng dụng không hỗ trợ tính năng này.

Ngoài ra, cài đặt của người nhận cũng đóng vai trò quan trọng. Nếu người nhận đã đọc email hoặc thiết bị của họ không hỗ trợ thu hồi thì việc thu hồi email sẽ trở nên khó khăn hơn.

Để tránh những rắc rối không đáng có, hãy luôn dành thời gian kiểm tra kỹ nội dung email trước khi gửi. Đối với những thông tin quan trọng, hãy cân nhắc sử dụng các hình thức liên lạc khác như gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp để đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và an toàn.

Email có thể được thu hồi sau khi gửi không?

Lợi ích của việc thu hồi email đã gửi là gì?

Việc thu hồi các email đã gửi giúp bạn có toàn quyền kiểm soát:

• Thu hồi khi gửi nhầm: Thu hồi email giúp bạn giải quyết nhanh chóng các tình huống gửi nhầm, tránh những hiểu lầm không mong muốn và bảo vệ danh tiếng của bạn.
• Chỉnh sửa mà không cần soạn lại: Một lợi ích khác của việc thu hồi email là khả năng chỉnh sửa email hoàn chỉnh mà không cần phải bắt đầu lại. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và sự sáng tạo, giúp bạn duy trì sự chính xác và chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Lợi ích của việc thu hồi email đã gửi là gì?

Cách thu hồi email đã gửi trên điện thoại của bạn

Lấy lại email trên điện thoại là một quá trình khá đơn giản, dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng Gmail

• Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại của bạn.
• Nhập thông tin tài khoản để đăng nhập vào ứng dụng.

Bước 2: Soạn tin nhắn và gửi

• Chọn biểu tượng “Soạn” để bắt đầu viết email.
• Hoàn thành nội dung email của bạn và nhấn “Gửi”.

Bước 3: Sử dụng chức năng hủy

• Ngay sau khi gửi email sẽ xuất hiện thông báo xác nhận kèm theo tùy chọn “Hủy”.
• Chọn “Hủy” sẽ đưa bạn trở lại giao diện soạn thư, giúp bạn có cơ hội điều chỉnh thông tin hoặc nội dung email đã gửi.
• Bạn có thể thực hiện lại mọi chỉnh sửa cần thiết trước khi quyết định gửi lại hoặc xóa nội dung đã gửi.

Cách thu hồi email đã gửi trên điện thoại của bạn

Với quy trình thu hồi này, việc sửa lỗi nhanh chóng trong email đã gửi trở nên đơn giản và thuận tiện. Đừng quên tận dụng tính năng “Hủy” để xem xét, cải tiến nội dung trước khi đến tay người nhận.

Xem thêm : ẤT Mão 1975 hợp số nào? Những con số hợp tuổi 1975

Xem thêm: Cách viết Email ấn tượng, chuyên nghiệp cho bạn

Cách thu hồi email đã gửi trên máy tính

Dưới đây là các bước để thu hồi email đã gửi trên máy tính của bạn:

Bước 1: Truy cập Gmail trên trình duyệt

• Mở trình duyệt web bạn thường sử dụng trên máy tính.
• Truy cập Gmail và chọn biểu tượng răng cưa để mở menu cài đặt.

Bước 2: Chọn Xem tất cả cài đặt

• Trong menu tiếp tục chọn “Xem tất cả cài đặt” để mở rộng tùy chọn cấu hình.

Bước 3: Tìm và chọn tùy chọn Hủy gửi

• Cuộn xuống và tìm phần “Hủy gửi”.
• Chọn “Thời gian hủy gửi” để định cấu hình khoảng thời gian bạn muốn thu hồi email.

Bước 4: Lưu thay đổi

• Cuộn xuống cuối trang và chọn “Lưu thay đổi” để áp dụng cài đặt mới.

Bước 5: Soạn và gửi email

• Bây giờ, bạn có thể soạn email và nhấn nút “Gửi” như bình thường.

Bước 6: Kiểm tra và hủy gửi

• Sau khi gửi email, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận và hiển thị tùy chọn “Hủy”.
• Nhấn “Hủy” để kiểm tra lại nội dung email trước khi đến tay người nhận.

Cách thu hồi email đã gửi trên máy tính

Lưu ý tính năng Hủy chỉ hoạt động trong khoảng thời gian bạn đã đặt trước đó. Sau thời gian này, mọi email đã gửi thành công sẽ không thể phục hồi được nữa.

Xem thêm: Tổng hợp 101 mẫu và cách viết Email bằng tiếng Anh mới nhất

Cách thu hồi email đã gửi của Outlook

Tính năng thu hồi email hiện đã được tích hợp trên nhiều phiên bản Microsoft Outlook, trong đó có Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 và 2007. Nhờ đó, người dùng có thể an tâm hơn khi gửi nhầm những thông tin quan trọng. .

• Bước 1: Đi tới Microsoft Outlook. Trong thư mục góc trái màn hình, chọn “Sent Items” và nhấp đúp chuột vào email muốn thu hồi.
• Bước 2: Cửa sổ hiển thị, nhấp vào “Actions” => chọn “Recall This Message” trong menu thả xuống.
• Bước 3: Nhấp vào “Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới” nếu bạn muốn thu hồi và thay thế bằng tin nhắn mới. Chọn “Xóa bản sao chưa đọc của tin nhắn này” để thu hồi email đã gửi. Sau khi hoàn tất, bạn có thể chọn “Hãy cho tôi biết việc thu hồi thành công hay thất bại đối với mỗi người nhận” để kiểm tra xem email đã được thu hồi thành công hay chưa.
• Bước 4: Chọn “OK” để hoàn tất.

Cách thu hồi email đã gửi của Outlook

Lưu ý khi lấy lại email đã gửi

Quá trình lấy lại Email đã gửi không phải lúc nào cũng đảm bảo thành công. Để tăng khả năng phục hồi thành công mà không phát sinh thêm rủi ro, bạn cần chú ý những điểm sau:

Email đã được người nhận mở và đọc

Nếu người nhận đã mở và đọc email của bạn trước khi bạn thực hiện thu hồi thì email đó chỉ có thể bị xóa khỏi hộp thư của bạn mà không ảnh hưởng đến hộp thư của họ. Như vậy, việc lấy lại email lúc này trở nên bất khả thi.

Email nằm trong thư mục “Public”

Xem thêm : #3 bước tự vẽ bùa may mắn trong học tập thi cử đơn giản

Nếu email của bạn nằm trong một thư mục công cộng, tức là được gửi cho nhiều người cùng một lúc, việc truy xuất sẽ trở nên khó khăn. Ngay cả khi người nhận chưa đọc email thì những người khác trong danh sách cc và bcc đã mở email khiến việc truy xuất không thể thực hiện được.

Lưu ý khi lấy lại email đã gửi

Gửi email đến hệ thống khác

Nếu bạn gửi email từ Gmail tới các hệ thống email khác như Yahoo, Outlook thì tính năng thu hồi sẽ không có hiệu lực. Tính năng này chỉ hoạt động nội bộ trong hệ thống Gmail của Google.

Thời gian truy xuất email thường bị giới hạn

Thời gian lấy lại email thường có hạn và thường rất ngắn. Theo mặc định, Gmail cho phép sử dụng tính năng Undo trong vòng 5 giây. Bạn có thể tăng thời gian này để có thêm cơ hội hủy email, với các tùy chọn thời gian khác như 10, 20 và 30 giây. Thời gian 30 giây thường được khuyến khích và sử dụng phổ biến nhất.

Xem thêm: Tạo Email trên điện thoại nhanh chóng và dễ dàng

Trong một số trường hợp, email đã gửi không thể thu hồi được

Việc truy xuất email thành công thường phụ thuộc vào thời điểm bạn thực hiện yêu cầu. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ không thể thu hồi email:

• Email đã được mở: Nếu email đã được mở, việc nhấn Hủy gửi sẽ chỉ xóa tin nhắn khỏi hộp thư đi nhưng bản sao đã gửi cho người nhận vẫn sẽ được lưu trữ.
• Email nằm trong thư mục chung: Khi bạn gửi email cho nhiều người thì việc lấy lại email trở nên khó khăn hơn. Kể cả khi người nhận chính chưa đọc thì có thể người nhận CC hoặc BCC đã mở email nên bạn không thể nhớ lại email đã gửi.
• Gửi email đến các hệ thống khác ngoài Gmail: Tính năng thu hồi email của Gmail chỉ được giới hạn trong hệ thống của Google. Vì vậy, bạn không thể sử dụng tính năng này để thu hồi các email đã gửi đến các địa chỉ khác như Yahoo hay Outlook.
• Tính năng di chuyển email theo bộ lọc: Email đã gửi không thể rút lại nếu người nhận đã mở hoặc hệ thống tự động phân loại email vào thư mục khác.

Tính năng hữu ích trong Email

Ngoài tính năng lấy lại email, các dịch vụ email hiện đại còn cung cấp nhiều công cụ hữu ích khác giúp bạn quản lý và gửi email hiệu quả hơn. Để tối ưu hóa việc sử dụng email, bạn có thể khám phá các tính năng bổ sung như:

• Gợi ý chức năng cần hoàn thành: Dựa vào lịch sử gửi email của bạn, hệ thống sẽ tự động gợi ý tiêu đề, nội dung phù hợp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Nhờ đó, bạn có thể tập trung vào việc truyền tải thông tin một cách hiệu quả nhất.
• Lịch gửi: Bạn có thể lên lịch trước để gửi email vào đúng thời điểm mong muốn, tạo ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.
• Gửi mã bảo vệ mTrả lời: Để tăng cường bảo mật thông tin, người dùng có thể yêu cầu gửi mã xác thực một lần (OTP) qua email. Mã OTP này sẽ giúp đảm bảo rằng chỉ những người nhận được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin bí mật.
• Quản lý hộp thư đến thông minh: Tận dụng tối đa các tính năng của hộp thư như sắp xếp, lọc và đánh dấu để sắp xếp thông tin một cách khoa học, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và xử lý email.
• Tạo chữ ký email chuyên nghiệp: Một chữ ký email chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin cá nhân và địa điểm sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt trong giao tiếp email.

Tính năng hữu ích trong Email

Những câu hỏi thường gặp khi thu hồi email đã gửi

Nhiều người vẫn tò mò và có những thắc mắc khác về cách lấy lại email đã gửi. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp:

Làm thế nào để thu hồi email đã gửi sau 1 ngày?

Hiện tại, khả năng thu hồi email đã gửi trong Gmail trên máy tính là tối đa 30 giây và trên điện thoại là 5 giây. Vì vậy, việc thu hồi email sau 1 ngày là không thể. Điều này đặt ra yêu cầu phải cẩn thận khi gửi email, nhất là khi thông tin, nội dung cần được chỉnh sửa trước khi gửi.

Nếu tôi xóa email đã gửi thì người nhận có còn nhận được không?

Khi bạn xóa một email đã gửi khỏi hộp thư của mình, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng là người nhận vẫn sẽ nhận được email nếu họ mở và đọc nó trước khi bạn xóa. Điều này chỉ ảnh hưởng đến hộp thư của bạn và không ảnh hưởng đến hộp thư của người nhận.

Điều này đặt ra cảnh báo về tính nghiêm ngặt khi xóa email và việc kiểm tra kỹ trước khi thực hiện là điều quan trọng để tránh những hiểu lầm không mong muốn.

Làm cách nào để lấy lại email đã gửi từ lâu trên điện thoại của bạn?

Tính năng thu hồi email trên Gmail hiện chỉ được hỗ trợ trong thời gian giới hạn: 30 giây trên máy tính và 5 giây trên điện thoại. Vì vậy, bạn sẽ không thể thu hồi các email đã gửi về điện thoại ngoài thời gian trên.

Như vậy, HR Insider đã cung cấp cho bạn những kiến ​​thức quan trọng và cách thu hồi email đã gửi một cách hiệu quả. Hãy áp dụng ngay để tránh những rủi ro không mong muốn khi gửi email. Và đừng quên chia sẻ bí mật này với bạn bè của bạn nhé!

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng Phe La, tuyển dụng Juno, tuyển dụng Olam, tuyển dụng Unilever, tuyển dụng Công ty Masan, tuyển dụng Mixue, tuyển dụng CP và tuyển dụng ABC Bakery.

— Nội bộ nhân sự —Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog