Bật mí cách tìm kiếm trong Excel cực linh hoạt

Lợi ích của việc tìm kiếm trong Excel

Sử dụng tìm kiếm linh hoạt trong Microsoft Excel mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho người dùng, từ quản lý dữ liệu cá nhân đến dữ liệu công việc. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng của việc thành thạo tìm kiếm trong Excel:

• Tiết kiệm thời gian: Tìm kiếm linh hoạt giúp người dùng nhanh chóng định vị thông tin cần thiết trong các bảng tính lớn. Thay vì phải cuộn xuống hoặc lật qua nhiều trang, bạn có thể tìm kiếm và trích xuất dữ liệu một cách hiệu quả.
• Chính xác và đáng tin cậy: Việc sử dụng các tính năng tìm kiếm nâng cao giúp người dùng lựa chọn dữ liệu Dựa trên các điều kiện cụ thể, đảm bảo rằng thông tin trả về là chính xác và đáng tin cậy.
• Lọc dữ liệu theo tiêu chí: Công cụ tìm kiếm trong Excel cho phép người dùng lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau. Điều này giúp tạo ra các bảng tóm tắt, thống kê và báo cáo chính xác dựa trên yêu cầu cụ thể của người dùng.
• Phân loại dữ liệu: Tìm kiếm linh hoạt cũng có thể được sử dụng để phân loại dữ liệu, giúp người dùng dễ dàng Nhóm các mục liên quan lại với nhaulàm cho việc hiểu và quản lý dữ liệu trở nên thuận tiện.
• Dễ dàng cập nhật dữ liệu: Khi dữ liệu thay đổi, tính năng tìm kiếm giúp người dùng cập nhật nhanh chóng thông tin mới mà không cần phải thực hiện nhiều bước thủ công.
• Tạo công thức động: Phương pháp tìm kiếm cũng là cơ sở để tạo ra các công thức động, tự động. bạn có thể Tính tổng hoặc trung bình của các giá trị dựa trên kết quả tìm kiếm, giúp tối ưu hóa công việc tính toán.
• Tăng hiệu quả làm việc: Thành thạo tìm kiếm giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm thời gian tìm kiếm và tăng khả năng làm chủ dữ liệu trong bảng tính Excel.

Lợi ích của việc tìm kiếm trong Excel

Tóm lại, biết cách tìm kiếm trong Excel không chỉ là kỹ năng cần thiết mà còn mang lại nhiều lợi ích về thời gian, độ chính xác và năng suất. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ở phần tiếp theo của bài viết để hiểu cách tìm kiếm trong Excel nhanh chóng và hiệu quả nhé.

Tìm kiếm trong Excel bằng Bộ lọc

Tìm kiếm trong Excel bằng chức năng Filter giúp bạn lọc và chỉ hiển thị những dữ liệu mà bạn quan tâm, ví dụ cách tìm tên trong Excel. Dưới đây là các bước cơ bản để thực hiện tìm kiếm bằng Filter trong Excel:

• Bước 1: Mở bảng Excel mà bạn muốn thực hiện tìm kiếm.
• Bước 2: Chọn cột hoặc phạm vi của toàn bộ bảng mà bạn muốn áp dụng Bộ lọc.

Kích hoạt chức năng lọc: Điều này có thể được thực hiện thông qua menu hoặc bảng công cụ Ribbon:

Thực đơn: Chọn hàng hoặc cột bạn muốn lọc, sau đó chọn “Dữ liệu” và nhấp vào “Bộ lọc”. + Ruy-băng: Trong tab “Trang chủ”, nhấp vào biểu tượng “Bộ lọc”.

• Bước 3: Khi bạn bật Bộ lọc, mỗi tiêu đề cột sẽ hiển thị một mũi tên nhỏ. Bấm vào mũi tên để hiển thị menu lọc cho cột tương ứng.
• Bước 4: Trong menu bộ lọc, chọn điều kiện lọc bạn muốn áp dụng. Những điều kiện này phụ thuộc vào loại dữ liệu trong cột.
• Bước 5: Bảng sẽ chỉ hiển thị các hàng thỏa mãn điều kiện lọc.

Tìm kiếm trong Excel bằng hàm Filter

Sau khi hoàn tất tìm kiếm, để tắt chức năng Bộ lọc, hãy quay lại menu hoặc Dải băng và nhấp lại vào “Bộ lọc”.

Cách tìm kiếm trong Excel bằng chức năng Search

Để tìm kiếm dữ liệu trong Excel bằng hàm TÌM KIẾM, bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm có chức năng như TÌM KIẾM hoặc TÌM. Dưới đây là các bước để thực hiện tìm kiếm bằng chức năng TÌM KIẾM:

• Bước 1: Mở bảng Excel và chọn ô muốn hiển thị kết quả tìm kiếm hoặc tạo ô mới để lưu kết quả.
• Bước 2: Nhập công thức vào ô bạn đã chọn. Ví dụ: Nếu bạn đang tìm kiếm chuỗi “abc” trong cột A từ hàng 1 đến hàng 100, bạn có thể viết: =SEARCH(“abc”, A1:A100) hoặc =FIND(“abc”, A1:A100) .
• Bước 3: Sau khi viết công thức xong nhấn Enter để xem kết quả.
• Bước 4: Kết quả sẽ hiển thị số ký tự đầu tiên của chuỗi bạn đang tìm kiếm. Nếu chuỗi không tồn tại, hàm trả về #VALUE! giá trị lỗi.
• Bước 5: Bạn có thể tùy chỉnh công thức theo nhu cầu cụ thể của mình, ví dụ như sử dụng các hàm khác để xử lý kết quả tìm kiếm.

Để tìm kiếm kết quả tiếp theo, bạn có thể lặp lại quy trình trên với một ô mới hoặc điều chỉnh công thức.

Cách tìm kiếm trong Excel bằng chức năng Search

Lưu ý rằng hàm TÌM KIẾM tìm kiếm không phân biệt chữ hoa chữ thường, trong khi hàm FIND thì tìm kiếm. Hãy chọn chức năng phù hợp với nhu cầu của bạn.

Cách tìm kiếm trong Excel bằng công cụ Find

Để tìm kiếm trong Excel bằng công cụ Find các bạn có thể sử dụng hộp thoại “Tìm và thay thế.” Dưới đây là các bước để thực hiện tìm kiếm bằng công cụ Tìm:

• Bước 1: Mở bảng Excel và chọn ô hoặc dải ô để tìm kiếm.
• Bước 2: Có một số cách để mở hộp thoại Tìm và Thay thế:

Sử dụng tổ hợp phím: Ctrl + F.

Xem thêm : 1985 năm nay bao nhiêu tuổi? Thi Đại học năm nào?

Trong tab “Trang chủ” trên dải băngbạn có thể nhấn vào biểu tượng “Tìm & Chọn” và chọn “Tìm…”

• Bước 3: Trong hộp thoại “Tìm và thay thế”, nhập chuỗi hoặc từ bạn muốn tìm kiếm vào hộp “Tìm gì”.
• Bước 4: Bạn có thể chọn các tùy chọn như phân biệt chữ hoa chữ thường, chọn toàn bộ cột hoặc toàn bộ bảng và nhiều tùy chọn khác tùy thuộc vào yêu cầu tìm kiếm của bạn.

• Nếu chỉ muốn tìm kết quả đầu tiên, nhấn “Tìm tiếp theo.” Nếu bạn muốn hiển thị tất cả kết quả trong một bảng, bạn có thể sử dụng “Tìm tất cả.”
• Kết quả sẽ là ô được đánh dấu và nếu bạn sử dụng “Tìm tất cả”, danh sách các ô chứa kết quả sẽ hiển thị bên dưới hộp thoại.

• Bước 5: Sau khi hoàn tất tìm kiếm, hãy đóng hộp thoại “Tìm và thay thế” bằng cách nhấn nút “Đóng” hoặc Esc.

Tìm kiếm trong Excel bằng công cụ Find

Lưu ý công cụ Find còn có khả năng thực hiện thay thế nếu bạn muốn. Bạn có thể sử dụng “Thay thế” trong hộp thoại để thay thế kết quả tìm kiếm bằng một giá trị mới nếu cần.

Cách tìm kiếm trong Excel bằng phím tắt nhanh

Trong Excel, có một số phím tắt nhanh để thực hiện tìm kiếm mà không cần mở hộp thoại hoặc sử dụng các công cụ từ menu. Dưới đây là một số phím tắt quan trọng:

• Ctrl+F: Thực hiện tìm kiếm trong trang tính hiện tại
• Ctrl+H: Thực hiện tìm kiếm trong trang tính hiện tại hoặc trang tính mới
• Ctrl+G: Thực hiện tìm kiếm trong trang tính hiện tại hoặc trang tính mới
• Ctrl+Shift+F: Thực hiện tìm kiếm trong trang tính hiện tại hoặc trang tính mới
• Ctrl+Shift+H: Thực hiện tìm kiếm trong trang tính hiện tại hoặc trang tính mới
• Ctrl+Shift+G: Thực hiện tìm kiếm trong trang tính hiện tại hoặc trang tính mới

Cách tìm kiếm trong Excel bằng phím tắt nhanh

Tìm kiếm dữ liệu trong bảng Excel bằng hàm

Việc tìm kiếm dữ liệu trong bảng Excel có thể được thực hiện bằng nhiều hàm khác nhau. Dưới đây là một số chức năng phổ biến bạn có thể sử dụng:

hàm LOOKUP

Có thể sử dụng chức năng LOOKUP tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi và trả về giá trị tương ứng ở phạm vi khác.

=LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector)

hàm LOOKUP

hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP (Tra cứu dọc) tìm kiếm giá trị theo cột dọc và trả về giá trị tương ứng trong cùng một hàng. Cú pháp:

=VLOOKUP(giá trị tra cứu, mảng_bảng, col_index_num, [range_lookup])

hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP (Tra cứu ngang) tìm kiếm các giá trị theo hàng ngang và trả về giá trị tương ứng trong cùng một cột. Cú pháp:

=HLOOKUP(giá_trị tra cứu, mảng_bảng, số_chỉ mục_hàng, [range_lookup])

Hàm INDEX và MATCH

Kết hợp INDEX và MATCH để tạo thành một Tìm kiếm linh hoạt và mạnh mẽ. Cú pháp:

Xem thêm : Ý nghĩa của mắt phải nam giật là gì?

=INDEX(result_vector, MATCH(lookup_value, lookup_vector, 0))

Chức năng TÌM KIẾM và TÌM KIẾM

Các hàm TÌM KIẾM và TÌM KIẾM được sử dụng để tìm kiếm một chuỗi con trong một chuỗi và trả về lần xuất hiện đầu tiên.

=TÌM KIẾM(find_text, Inside_text, [start_num])

=TÌM(tìm_văn bản, trong_văn bản, [start_num])

chức năng LỌC

Hàm FILTER (Excel 365 và Excel 2019 trở lên) giúp lọc dữ liệu dựa trên điều kiện tìm kiếm.

=FILTER(phạm vi, bao gồm, [if_empty])

Lưu ý rằng cách sử dụng các hàm này tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của bạn và cấu trúc của bảng dữ liệu. Chọn chức năng phù hợp với nhu cầu tìm kiếm của bạn.

Cách tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel

Để tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel, bạn có thể sử dụng các hàm có sẵn như “Định dạng có điều kiện” hoặc “Xóa nội dung trùng lặp”.

Sử dụng định dạng có điều kiện

• Bước 1: Chọn cột hoặc dải ô chứa dữ liệu bạn muốn kiểm tra.
• Bước 2: Trong tab “Trang chủ”, chọn “Định dạng có điều kiện” > “Đánh dấu các quy tắc ô” > “Giá trị trùng lặp”.
• Bước 3: Excel sẽ đánh dấu các ô chứa giá trị trùng lặp.

Sử dụng định dạng có điều kiện

Sử dụng Xóa trùng lặp

• Bước 1: Chọn cột hoặc dải ô chứa dữ liệu bạn muốn kiểm tra.
• Bước 2: Trong tab “Dữ liệu”, chọn “Xóa nội dung trùng lặp”.
• Bước 3: Chọn cột hoặc các cột bạn muốn kiểm tra trùng lặp.
• Bước 4: Nhấp vào “OK” để Excel xóa các hàng có giá trị trùng lặp.

Các bước chi tiết ở trên có thể giúp bạn tìm và loại bỏ các giá trị trùng lặp một cách thuận tiện và nhanh chóng hơn.

Những lưu ý khi tìm kiếm trong Excel

Khi tìm kiếm trong Excel, có một số điều quan trọng cần lưu ý để đảm bảo bạn thực hiện tìm kiếm một cách chính xác và hiệu quả:

• Phân biệt chữ hoa và chữ thường: Một số chức năng như TÌM VÀ TÌM KIẾM phân biệt chữ hoa và chữ thường. Đảm bảo bạn nhập đúng trường hợp để tránh kết quả tìm kiếm không mong muốn.
• Kiểm tra dữ liệu trước khi tìm kiếm: Trước khi thực hiện tìm kiếm, hãy kiểm tra dữ liệu của bạn để đảm bảo dữ liệu không có lỗi và ở đúng định dạng.
• Kiểm tra phạm vi tìm kiếm: Đảm bảo bạn đã chọn đúng phạm vi để tìm kiếm. Nếu bạn tìm kiếm trên nhiều trang tính, hãy xác định rõ ràng trang tính bạn đang làm việc.
• Sử dụng đúng chức năng: Chọn chức năng tìm kiếm chính xác cho yêu cầu của bạn. Ví dụ: nếu bạn cần tìm kiếm theo điều kiện phức tạp, bạn có thể sử dụng CHỈ SỐ và MATCH thay vì VLOOKUP.
• Tìm kiếm theo dạng bảng (Bảng Excel): Nếu bạn làm việc với dữ liệu ở định dạng bảng, hãy sử dụng các tính năng tìm kiếm của bảng, chẳng hạn như hộp thoại “Bộ lọc” và “Sắp xếp” trên tiêu đề bảng.
• Kiểm tra lại kết quả tìm kiếm: Sau khi thực hiện tìm kiếm, hãy kiểm tra độ chính xác và đầy đủ của kết quả.
• Sử dụng biểu tượng “Tìm & Chọn” trên Ribbon: Trên Dải băng, trong tab “Trang chủ”, bạn có thể sử dụng biểu tượng “Tìm & Chọn” để mở các tùy chọn tìm và thay thế.
• Kiểm tra lại các tùy chọn lọc và sắp xếp: Nếu bạn đang sử dụng tính năng lọc hoặc sắp xếp, hãy kiểm tra kỹ các điều kiện lọc và sắp xếp để đảm bảo kết quả tìm kiếm như mong đợi.

Lưu ý rằng việc hiểu rõ các chức năng và tính năng tìm kiếm của Excel sẽ giúp bạn sử dụng chúng một cách hiệu quả và chính xác.

Thực hiện tìm kiếm trong Excel được coi là một kỹ năng quan trọng, giúp chúng ta xử lý dữ liệu một cách hiệu quả và linh hoạt. Với những cách tìm kiếm chi tiết trong Excel trên, hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những phương pháp tìm kiếm hiệu quả để đạt được hiệu suất cao trong công việc.

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng F88, tuyển dụng PwC, tuyển dụng VietBank, tuyển dụng VPBank, tuyển dụng NCB, tuyển dụng ABBank, tuyển dụng Nam A Bank và tuyển dụng Woori Bank.

— Nội bộ nhân sự —

Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog