Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên?

7 bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Bạn có biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên không? Dưới đây là 7 cách bạn có thể áp dụng

Dành 10 phút để lập danh sách tất cả các nhiệm vụ của bạn

Viết ra giấy cả công việc và hoạt động cá nhân trong ngày là điều đầu tiên bạn phải làm. Dù bạn làm gì, dù chỉ là đi siêu thị mua đồ ăn hay đi họp với sếp và đồng nghiệp, đều cần phải được đưa vào cùng một danh sách. Khi bạn đã liệt kê tất cả các nhiệm vụ, bạn thường có thể ưu tiên chúng theo thứ tự quan trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian cần thiết và giá trị mà mỗi nhiệm vụ mang lại.

Bạn đang xem: Bạn đã biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên?

Đánh dấu nhiệm vụ quan trọng và cấp bách

Trong danh sách việc cần làm, bạn cần nêu rõ thời hạn cho từng mục. Chỉ khi đó bạn mới biết những nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành ngay lập tức và có thể lên kế hoạch trước cho những thời hạn trong tương lai. Đặt ra thời hạn ngay cả khi công việc không yêu cầu cũng rất quan trọng; Nếu không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn những nhiệm vụ quan trọng chỉ vì chúng không khẩn cấp.

Đánh dấu nhiệm vụ quan trọng và cấp bách

Ưu tiên công việc dựa trên tầm quan trọng

Trong cuốn sách 7 thói quen của người thành đạt xuất bản năm 1989, doanh nhân và diễn giả chính Stephen Covey đã khuyên chúng ta nên phân loại nhiệm vụ (và sau đó sắp xếp chúng) theo mức độ quan trọng và cấp bách.

• Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc bạn cần hoàn thành trước tiên
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên lịch trước cho những nhiệm vụ này và không làm gián đoạn
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao việc cho người khác.
• Không khẩn cấp và không quan trọng: Xóa khỏi danh sách việc cần làm

Bạn cũng có thể áp dụng một chiến lược khác để đảm bảo những điều quan trọng được ưu tiên – ngay cả trước những yêu cầu bốc đồng của các bên liên quan hoặc những yêu cầu đột ngột “khẩn cấp”. Đó là phương pháp Nhiệm vụ quan trọng nhất (MIT). Với chiến lược này, bạn sẽ tạo một danh sách riêng chỉ gồm ba việc cần làm trong ngày hôm đó. Khi chọn ba nhiệm vụ, bạn cần căn cứ vào mức độ quan trọng và tính cấp bách. Cách xác định nó không khó, hãy xem xét mục tiêu của bạn và tự hỏi: Công việc nào ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nhiều nhất? Hôm nay tôi nên làm gì để đạt được mục tiêu đó nhanh hơn?

Xem xét thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ

Nhìn vào danh sách việc cần làm dài ngoằng, ai cũng không khỏi choáng ngợp trước khối lượng công việc cần phải làm. Cảm giác đó thường dẫn đến sự trì hoãn và giảm năng suất. Để “thúc đẩy” tinh thần của bạn, hãy đánh giá nhiệm vụ của bạn theo mức độ nỗ lực cần có.

Nếu danh sách việc cần làm của bạn quá chồng lên nhau, hãy ưu tiên những mục đòi hỏi ít thời gian và công sức nhất và nhanh chóng hoàn thành chúng. Sau khi lọc xong, bạn sẽ dễ thở hơn và cảm thấy thỏa mãn, tăng thêm động lực cho ngày dài phía trước.

Giới hạn thời gian hoàn thành công việc

Bạn có thể ưu tiên từng nhiệm vụ bằng cách tạo ra thời hạn cụ thể cho nó khi bạn cần tập trung vào công việc của mình. Nếu bạn bị làm phiền bởi các yếu tố bên ngoài như công việc không khẩn cấp hay cuộc trò chuyện với đồng nghiệp, bạn nên cho họ biết bạn cần tập trung và sẽ nói chuyện với họ sau.

Một phương pháp nữa để bạn ưu tiên thời gian hoàn thành công việc là chuẩn bị trước email thông báo cho mọi người biết thời gian nào trong ngày bạn sẽ trả lời email của họ. Tránh phiền nhiễu và dành thời gian tập trung tốt hơn để hoàn thành nhiệm vụ một cách suôn sẻ.

Đánh giá mục tiêu và nhiệm vụ vào cuối ngày

Xem thêm : Mẫu biên bản bàn giao công việc mới, chuẩn nhất hiện nay

Vào cuối ngày, hãy dành thời gian để xem lại công việc bạn đã hoàn thành trong ngày và mức độ bạn đã hoàn thành nó. Đây là điểm quan trọng giúp bạn kiểm soát bản thân tốt hơn, đánh dấu những việc chưa làm và ưu tiên những việc quan trọng cho ngày mới.

Đánh giá mục tiêu và nhiệm vụ vào cuối ngày

Gạch bỏ các nhiệm vụ đã hoàn thành trong danh sách

Xin chúc mừng! Khi bạn xem qua danh sách, hãy tận hưởng khoảnh khắc vui vẻ gạch bỏ từng thứ một, loại bỏ chúng khỏi danh sách hoặc nhiệt tình xé mảnh giấy đó và trịnh trọng ném nó vào lửa. Hãy dành một phút để tự thưởng cho mình sau mỗi thành tích nhỏ!

Xem thêm: Học kỹ năng “thuyết phục” để hỗ trợ công việc

Mẹo sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả

Viết ra mục tiêu và nhiệm vụ của bạn

Điều đầu tiên để tổ chức công việc hiệu quả là viết ra các mục tiêu và nhiệm vụ của bạn. Và lưu ý, nhiệm vụ cá nhân và công việc cần phải được viết ở một nơi. Điều này sẽ giúp bạn ghi nhớ tất cả các công việc bạn cần làm trong ngày.

Viết ra tất cả các công việc trong ngày, dù là việc nhỏ nhất như rửa xe, đi chợ, làm báo cáo, gặp gỡ khách hàng. Khi các nhiệm vụ của bạn đã được liệt kê đầy đủ, bước tiếp theo chỉ cần sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và việc hoàn thành sẽ dễ dàng hơn.

Lên lịch công việc để bạn không quên

Viết ra tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành trong tháng tới và ưu tiên chúng. Sau đó, xác định những công việc cần hoàn thành hàng ngày, hàng tuần và cuối tháng.

Sử dụng bảng tính để ghi lại công việc của bạn, sau đó ưu tiên các nhiệm vụ trong lịch của bạn. Căn cứ vào thời hạn hoàn thành nhiệm vụ để sắp xếp công việc của bạn, điều này giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn.

Mẹo để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách hiệu quả

Có thời hạn rõ ràng

Hãy đặt ra deadline rõ ràng cho mọi công việc, ngay cả khi công việc đó không có deadline chính thức từ lãnh đạo hay khách hàng. Điều này giúp bạn nhận thức rõ hơn để có thể hoàn thành công việc của mình.

Loại bỏ phiền nhiễu

Xem thêm : Cách viết CV song ngữ Anh – Việt chuyên nghiệp “chinh phục” nhà tuyển dụng

Đừng lo lắng nếu bạn bị phân tâm khi làm việc, hãy nghĩ rằng bạn cũng cần thời gian để thư giãn trong ngày.

Sau khi chấp nhận những phiền nhiễu khi chúng xảy ra, bạn có thể kết hợp chúng vào lịch làm việc của mình. Bạn nên dành cho mình thời gian để nghỉ ngơi, chẳng hạn như đi bộ 15 phút, nghỉ uống cà phê 10 phút vào giữa ngày.

Xem thêm: Bật mí cách viết email từ chối nhà tuyển dụng khéo léo

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Thông qua những mẹo chúng tôi chia sẻ, chúng tôi hy vọng bạn biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của mình. Biết cách sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn tránh được tình trạng “chỉ để một chân” và giúp tăng hiệu quả công việc.

Xem thêm tin tuyển dụng việc làm phổ biến trên toàn khu vực:

— Nội bộ nhân sự —

Nguyễn Tất Thành – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại Nguyễn Tất Thành! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng Sunlife, tuyển dụng Chubb, tuyển dụng FWD, tuyển dụng Bảo hiểm Bảo Việt, tuyển dụng Hanwha Life, tuyển dụng MIC, tuyển dụng PTI, tuyển dụng VBI.

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog