10 Kỹ năng excel văn phòng thuận lợi và nhanh chóng

Phần mềm Microsoft Excel thường được sử dụng trong việc tạo bảng tính để xử lý số cũng như lưu trữ báo cáo và quản lý dữ liệu.. Đối với nhà tuyển dụng, kỹ năng Excel cần thiết cho người đi làm là kỹ năng quan trọng không thể bỏ qua.

Microsoft Excel là một trong những phần mềm được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Trong CV gửi nhà tuyển dụng, việc nêu chi tiết các kỹ năng Excel cơ bản của bạn sẽ tạo ấn tượng với họ. Bởi vì, kỹ năng excel sẽ thể hiện khả năng xử lý, giải thích dữ liệu và là kỹ năng văn phòng thiết yếu.

2. 10 kỹ năng Excel dân văn phòng cần biết

2.1 Sử dụng phím tắt thành thạo

Phím tắt là một trong những kỹ năng excel văn phòng cơ bản nhất. Sử dụng thao tác này trong công việc giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Ngoài 2 tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V Được sử dụng phổ biến để sao chép và dán một đoạn văn bản, Excel có nhiều tùy chọn Phím tắt khác dành cho bạn:

• Hoàn tác hành động cuối cùng: Ctrl + Z
• Di chuyển giữa các tab trang tính: Ctrl + PageUp
• Chọn toàn bộ bảng tính: Ctrl + A
• Tìm mục, tìm ô: Ctrl + F
• Chèn đoạn URL: Ctrl + K

Phím tắt là một trong những kỹ năng Excel cơ bản nhất cần thiết cho người đi làm

2.2 Sử dụng tính năng Autofilter để lọc kết quả

Trong trường hợp bạn cần tính toán một bảng tính lớn có nhiều thông tin trong đó thì việc sử dụng tính năng Autofilter để lọc kết quả là một lựa chọn cực kỳ thông minh. Các bước thực hiện cực kỳ đơn giản, chỉ cần click vào mục Dữ liệu > Chọn Bộ lọc > Bộ lọc Tự động. Tiếp theo, bạn có thể nhấp vào một trong các tùy chọn lệnh và lọc kết quả bạn cần theo nhu cầu của mình.

2.3 Tự động điền và Tự động sửa lỗi

Excel luôn cung cấp cho chúng ta những công cụ tự đồng hóa để tiết kiệm thời gian nhất có thể. Ngoài Tự động lọc, còn có hai tính năng khác: Tự động điền và Tự động sửa lỗi:

• Tính năng Tự động sửa lỗi: tự động sửa từ sai chính tả và các lỗi ngữ pháp cơ bản. Để sử dụng tính năng này, vui lòng Chọn tab Công cụ, sau đó nhấp vào Tự sửa.
• Tính năng Tự động điền: tiết kiệm rất nhiều thời gian trong trường hợp bạn phải cố gắng nhập danh sách đánh số theo cách thủ công. Khi bạn muốn sử dụng tính năng này, hãy truy cập Menu chỉnh sửa, sau đó chọn Điền và nhấp vào Chuỗi.

2.4 Nhập dữ liệu từ trang web

Trong số những kỹ năng Excel cần thiết của dân văn phòng thì nhập liệu là kỹ năng không thể thiếu, giúp bạn tăng tốc đáng kể quá trình làm việc. Ví dụ bạn muốn xuất dữ liệu trên website bất kỳ bằng cách nhấn vào Tệp > Nhập dữ liệu bên ngoài và nhấp vào Truy vấn web mới bạn có thể dễ dàng có được một bảng đầy dữ liệu.

Xem thêm : Chi tiết vụ tử vong tại phòng tập gym C Hà Nội

Ngay lập tức một cửa sổ mới sẽ xuất hiện với toàn bộ dữ liệu và nguồn URL của trang web mà bạn đã nhập trước đó. Chọn trang web và cách bạn muốn hiển thị nó, sau đó sao chép và dán liên kết vào hộp Địa chỉ. Chỉ cần nhấn OK là xong, nguồn dữ liệu bạn cần đã được tải xuống và nhập vào bảng tính Excel như ý muốn.

Kỹ năng excel cần thiết cho người đi làm để công việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn

2.5 Công thức hàm cơ bản

Trong Excel không thể thiếu các công cụ, hàm tính toán cơ bản. Một số chức năng cơ bản mà bạn có thể sử dụng trong phần mềm này bao gồm:

• Hàm ĐẾM: Bạn có thể sử dụng hàm này để tìm ra số ô chứa số.
• Hàm TỐI ĐA hoặc TỐI THIỂU: Khi cần biết giá trị cao nhất hoặc thấp nhất trong một phạm vi nhất định, bạn sẽ thường xuyên sử dụng hàm này.
• Hàm TỔNG: Đây là hàm dùng để tính tổng các giá trị bạn chọn. Bạn có thể sử dụng số được thêm, ô được tham chiếu hoặc các giá trị được chấp nhận khác trong bảng tính.
• Hàm TRUNG BÌNH: Hàm này được sử dụng để cung cấp cho bạn giá trị trung bình của các giá trị bạn đã chọn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng nó để tính doanh thu trung bình của một sản phẩm nhất định.

Hàm AVERAGE dùng để tính giá trị trung bình

2.6 Bố cục trang

Khi in bảng tính từ Excel, bạn có thể gặp phải tình trạng bản in ra không được đẹp như trên máy tính, khi đó bạn sẽ cần sử dụng một vài công cụ để chỉnh sửa bản in này.

Trong tab Bố cục Trang, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn chỉnh sửa này như đánh số trang, cột và viền trang để xem cách chúng bố trí, sau đó phân nhánh.

2.7 PivotTable

PivotTable là một tính năng Excel được sử dụng để tạo báo cáo từ các tệp dữ liệu lớn. Đây được coi là một công cụ mạnh mẽ vì nó cho phép người dùng xem cùng một dữ liệu từ các góc độ khác nhau. PivotTable có thể được sử dụng để tính toán, phân tích, tóm tắt, xem và so sánh các xu hướng trong dữ liệu của bạn..

Ngoài ra, Bảng tổng hợp cũng được sử dụng để sắp xếp dữ liệu trung bình được lưu trữ trong bảng tính lớn và hiển thị chúng trong bảng mới hoặc đếm tổng. Ngoài ra, Bảng Pivot là một phương pháp tương tác để:

• Phân tích và trình bày lượng lớn dữ liệu theo những cách thân thiện với môi trường.
• Tổ chức và tóm tắt dữ liệu theo danh mục và danh mục con.
• Tạo các phép tính và công thức tùy chỉnh để áp dụng cho các tệp dữ liệu.
• Sắp xếp, nhóm và lọc dữ liệu để bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin mình cần.
• Trình bày báo cáo ngắn gọn và có hình ảnh minh họa hấp dẫn.

2.8 Sử dụng đồ thị và biểu đồ

Trong các báo cáo, việc trình bày số liệu hay thông tin bằng đồ thị, biểu đồ sẽ mang đến cho người xem cảm giác chuyên nghiệp, rõ ràng. Vì vậy, những ứng viên có kỹ năng sử dụng đồ thị, biểu đồ trong Excel được đánh giá rất cao.

Sử dụng Excel để tạo đồ thị, biểu đồ mang đến cho bạn rất nhiều tiện ích

Ngoài việc trình bày báo cáo, kỹ năng này còn hữu ích khi bạn cần thảo luận các vấn đề liên quan đến dữ liệu với nhóm hoặc đồng nghiệp của mình. Thông tin được trình bày dưới dạng đồ thị hoặc biểu đồ trong Excel sẽ giúp người xem hiểu dễ dàng hơn nhờ hỗ trợ trực quan.

2.9 Macro

Macro Có lẽ sẽ còn khá xa lạ với chúng ta những người chưa thành thạo kỹ năng Excel. Macro là một chương trình máy tính thực hiện một hành động hoặc tập hợp hành động nhiều lần. Nó sẽ ghi lại và được sử dụng để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Ví dụ: khi bạn chuẩn bị báo cáo bán hàng hàng tuần, hàng tháng và hàng quý.

Để tạo Macro, hãy ghi lại các lần nhấp chuột và gõ phím. Khi bạn đã tạo Macro, Excel sẽ làm theo hướng dẫn trên mọi dữ liệu bạn đã cung cấp. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc thay đổi hoàn toàn cách thức hoạt động.

Ví dụ: Khi bạn muốn nhanh chóng làm sạch và định dạng dữ liệu, tự động hóa các thuộc tính và hành động của Bảng Pivot cũng như tạo và sửa đổi biểu mẫu người dùng, hãy sử dụng Macro.

2.10 Định dạng và lọc có điều kiện

Khi bạn tìm hiểu về Kỹ năng Excel văn phòngđừng quên các tính năng lọc và định dạng có điều kiện của Excel. Tính năng này giúp việc đánh dấu các giá trị cụ thể trở nên đơn giản hơn bằng cách thay đổi giao diện của phạm vi dựa trên tiêu chí cụ thể mà bạn đặt.

Ví dụ: Để đánh dấu các ngày sau một tuần cụ thể, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện, với điều kiện là các số từ 50 đến 100 hoặc có thể là 10% giá trị dưới cùng trong dữ liệu của bạn.

Ngoài ra, định dạng có điều kiện có thể được sử dụng để tạo thang màu với cường độ màu của ô phản ánh vị trí của nó so với đầu hoặc cuối phạm vi, ví dụ: số doanh thu được tạo ra trong các năm giữa các tháng.

Biết 10 kỹ năng Excel cần thiết cho dân văn phòng sẽ thực sự giúp ích cho bạn rất nhiều trong công việc hàng ngày. Để CV của bạn gây ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng, bạn nên trau dồi ngay những kỹ năng Excel cần thiết! Bạn chắc chắn sẽ ngạc nhiên với những tính năng tiện lợi và lợi ích hay mà Excel sẽ mang lại cho bạn.

Xem thêm việc làm hấp dẫn ngành Hành chính/Thư ký tại www.vietnamworks.com

Nguồn: https://truongnguyentatthanh.edu.vn
Danh mục: Blog